Alle vormen van communicatie in één oplossing

Jarenlang was Skype favoriet, met name bij organisaties die draaien op Microsoft Office. Maar met Slack, een op de cloud gebaseerde tool voor het samenwerken in teams, kwam er een geduchte concurrent bij. Vooral het feit dat alle eerdere conversaties inclusief de bijbehorende bestanden en de betrokken personen makkelijk doorzoekbaar zijn, sprak de gebruikers aan. 

Microsoft Teams

Microsoft overwoog lange tijd Slack over te nemen maar besloot een eigen app voor samenwerking in groepen te ontwikkelen. Dit werd Microsoft Teams. Net als Slack combineert Teams zakelijke chat met videovergaderen en opslag van bestanden. Verder is integratie met andere (niet-Microsoft) applicaties mogelijk. Bovendien is Teams naadloos verweven met Office 365.

Het is ruim twee jaar geleden dat Teams werd gelanceerd en sindsdien is het hard gegaan. Skype for Business wordt nog wel voortgezet, maar heeft zijn langste tijd gehad. Veel bedrijven stappen momenteel over van Skype for Business naar Microsoft Teams. 

Alle bestanden erbij

Tijdens het KPN-evenement The Digital Dutch in Jaarbeurs Utrecht waren de kennissessies over ‘Seamless Teams’ dan ook snel volgeboekt. StartReady, bijna een jaar geleden overgenomen door KPN, helpt bedrijven met de Skype for Business.

Bram van de Ven, verkoopdirecteur van StartReady: “Het is een echte ‘hub’ voor samenwerking, een totaaloplossing voor flexibel werken. Alle vormen van communicatie komen samen in één oplossing. Voordeel is dat je niet zomaar chat of praat, maar altijd alle bestanden en plaatjes erbij hebt. Teams past helemaal bij de nieuwe manier van werken. E-mail en telefoon blijken in veel situaties niet meer te voldoen. Mensen willen aan de hand van bestanden zoals PowerPoints discussies voeren. Communicatie gebeurt steeds meer in groepen.”

Whitepaper Modern Workplace

Benieuwd naar de vier elementen van de moderne werkplek én welke stappen u kunt ondernemen om de moderne werkplek succesvol in te zetten?

Download

Samenwerking

Tussen Skype for Business en Microsoft Teams bestaat zeker veel overlap. Het verschil zit in de mogelijkheden tot samenwerking. Bijna wekelijks worden nieuwe functionaliteiten toegevoegd. Teams werkt mobiel, op het web en als client. Als gebruiker werk je binnen Teams in kanalen. Per project kan een apart kanaal worden gemaakt. Dat voorkomt dat je wordt lastiggevallen over onderwerpen waar je niets mee hebt te maken. Een gebruiker wordt namelijk alleen lid van kanalen die voor zijn werk relevant zijn. Bij elk kanaal zitten precies de bestanden die nodig zijn voor dat onderwerp. Tijdens een vergadering of groepsdiscussie heb je dus alle papieren bij de hand, ook de notities bij eerdere gesprekken. Iedereen heeft altijd de beschikking over de laatste informatie. Op events die voor je werk van belang zijn, is een abonnement te nemen. Telkens als er iets belangrijks gebeurt, krijg je daar een melding van.

Videovergaderen gaat gemakkelijk via Teams. De schaalbaarheid is enorm. De tool is te gebruiken voor live events, eventueel zelfs voor 10.000 deelnemers. Teams is bovendien open voor derden, andere leveranciers kunnen extra functionaliteiten toevoegen. Het is ook heel geschikt voor spraaktelefonie. Een overzicht van eerder gevoerde gesprekken is aanwezig en ook voicemail is mogelijk. Bellen kan vanaf een mobiel, via de pc of eventueel zelfs vanachter een bureautoestel met drukknoppen.

Eigen nummer

Teams is beschikbaar inclusief telefonie. Het eigen nummerabonnement van de bestaande provider kan daarbij worden behouden. Directe routering is mogelijk tussen Teams en de eigen telefoondienst. Met gestandaardiseerde gateways kan deze telefoondienst worden gekoppeld aan de Microsoft-dienst. StartReady/KPN ondersteunt Microsoft Direct Routing bij de implementatie, configuratie en het beheer. Volgens Van de Ven is Microsoft Teams eenvoudig in het gebruik. Na een korte gewenningsperiode voelt het vertrouwd aan. Niet voor niets is Microsoft Teams de snelstgroeiende app voor zakelijke gebruikers. StartReady zorgt behalve voor de technische transitie ook voor de adoptie en de continuïteit. 

De werkplek van vandaag vereist niet alleen nieuwe tools voor communicatie, maar mensen willen ook veiliger en gemakkelijker werken. Zo is authenticatie zonder gebruik van wachtwoorden in opmars. Aan wachtwoorden kleven nogal wat nadelen. Ze zijn foutgevoelig en zijn ook lastig te onthouden. Authenticatie in twee stappen – gebruikersnaam en wachtwoord in combinatie met je telefoon of beveiligingssleutel – betekent wel extra veiligheid maar maakt het er niet eenvoudiger op. Vandaar dat het inloggen zonder wachtwoord zoveel aandacht krijgt. Tijdens The Digital Dutch liet InSpark, specialist in Microsoft-oplossingen, zien wat er momenteel al mogelijk is.

Wachtwoorden elimineren

Ronny de Jong, consultant bij InSpark, presenteerde daar een stappenplan om wachtwoorden van identiteitsoplossingen te elimineren. De eerste stap is de oplossingsrichting te bepalen voor de vervanging van wachtwoorden. Vervolgens reduceer je de wachtwoord-interface. Het vragen van gebruikersnaam en wachtwoord wordt achterwege gelaten. Dan volgt de transitie naar een password-less implementatie.

Dat kan bijvoorbeeld vanuit Azure Active Directory of Windows Hello for Business, de biometrische authenticatie in Windows 10. Volgens De Jong vergt het uitbannen van wachtwoorden een langere termijn. Dit komt door modernisering van applicaties. Anders gezegd: je moet wachten totdat je legacy overboord kan. De applicaties die worden gebruikt moeten wel password-less ondersteunen. De meeste legacy doet dat nog niet. Password-less is volop in ontwikkeling, maar het duurt nog wel enige tijd voordat we geheel zonder wachtwoorden kunnen.

Beginnen met pilot

Aangeraden wordt om een pilot te beginnen met meerdere scenario's. Bij gebruikers die niet zonder wachtwoord kunnen, is het raadzaam om multifactor authenticatie toe te passen. Dit om gebruikers te valideren en prompts te minimaliseren op basis van het risico van aanmelden met voorwaardelijke toegang. De Jong adviseert ook Azure AD Password Protection te gebruiken, zo kun je de kwaliteit van de gebruikte wachtwoorden verbeteren. Ook zijn gelekte inloggegevens en veelvoorkomende wachtwoorden hiermee te blokkeren. Het gebruik van multifactor authenticatie kan het risico van identiteitsfraude binnen een bedrijf verminderen. Door alvast dit soort methoden toe te passen kunnen organisaties geleidelijk aan naar technieken bewegen waarbij geen wachtwoord meer nodig is.