Snelle, stabiele en betrouwbare netwerkverbindingen zijn momenteel cruciaal voor de continuïteit van bedrijven. Nu veel werknemers thuis zitten te werken, is de connectiviteit van het allergrootste belang. Uitval van verbindingen is het laatste waarop ondernemers zitten te wachten. Waar moet je op letten met het oog op de continuïteit van je bedrijf en welke maatregelen zijn nodig?
Kijk allereerst naar de IT-infrastructuur. Check of de servers voldoende capaciteit hebben om grote aantallen thuiswerkers te bedienen. Vervolgens verdient de telecomverbinding van je bedrijf aandacht. Ook hier staat de vraag centraal of de capaciteit toereikend is. Hoog tijd om de service level agreement (SLA) met de provider te bestuderen. Als een verbinding uitvalt, hoe snel wordt deze dan hersteld? De SLA brengt duidelijkheid. Het derde attentiepunt is de kwetsbaarheid van je bedrijf voor een uitval van verbindingen of systemen.
Risicomanagement
Uit een onderzoek van Gartner bleek dat slechts twaalf procent van de bedrijven goed voorbereid is op de coronacrisis. Het risicomanagement laat dus veel te wensen over. Soms is een bedrijf technisch nog wel enigszins voorbereid op uitval van systemen maar ontbreekt het aan organisatorische maatregelen.
Bij een storing stort iedereen zich op de techniek, maar blijft het klantcontactcentrum onderbemand en er wordt verzuimd capaciteit bij te schakelen. Door gebrekkige communicatie tasten afnemers, partners en andere zakelijke relaties in het duister.
Het managen van een crisis
Bedrijven doen er verstandig aan om onderscheid te maken tussen crisismanagement, disaster recovery en business continuity management (bcm). Deze begrippen worden nog wel eens met elkaar verward. De crisismanager richt zich op het beheersen en oplossen van de crisis. Hij gaat daarbij strategisch te werk. Disaster recovery probeert de oude situatie te herstellen, puur operationeel dus. Bcm kijkt welke kritische producten en diensten voorrang moeten krijgen.
Soms is het nog mogelijk op een ‘minimaal niveau’ te leveren. Dit gebeurt aan de hand van een vooraf samengestelde lijst. Als de capaciteit gering is, kan prioriteit worden gegeven aan de meest cruciale thuiswerkers. Ook kan je alle softwareprogramma’s die niet essentieel zijn voor het werk, tijdelijk uitschakelen.
Business continuity
Business continuity, of bedrijfscontinuïteit, zoals deze nodig is tijdens de coronacrisis, is onbekend terrein, stelt adviesbureau Gartner. Niemand heeft hier echt ervaring mee. De situatie is anders dan in een traditioneel scenario waar bijvoorbeeld een datacentrum uitvalt. De grootste zorg is de enorme toename van het aantal thuiswerkers. Elk personeelslid moet toegang hebben tot veilige connectiviteit, met alle tools die nodig zijn voor een goede taakvervulling. Om de klanten te kunnen blijven bedienen moeten werknemers alle ondersteuning krijgen.
Gartner raadt bedrijven niet alleen op de continuïteit van hun bedrijfsprocessen en bevoorrading te letten maar ook op het verdienmodel. Ook met commerciële belangen moet rekening worden gehouden. Richt je aandacht op de klanten die er echt toe doen. Vraag je af wat die belangrijk vinden en pas het verdienmodel daar op aan. Hoewel CIO’s doorgaans op dit gebied niet het voortouw nemen, is het zaak dit bij de ondernemingsleiding aan te kaarten.
De tweede stap is alle onzekerheden en bedreigingen in kaart te brengen. Denk aan problemen met de IT-infrastructuur, applicaties en softwaresystemen. Daarna moet je een idee krijgen van de mogelijke impact. Bepaal vervolgens welke veranderingen nodig zijn en ga over tot actie.
Focus op werk
De afdeling hr moet volgens Gartner aandacht geven aan de werknemer met al diens emoties. De gevolgen van een crisis zoals de coronacrisis op iemands privé- en werkbestaan zijn aanzienlijk. Mensen kunnen uit hun doen zijn waardoor angst, frustratie en een burn-out op de loer liggen. Wanneer medewerkers zich aan hun lot voelen overgelaten, kunnen productiviteit en betrokkenheid hieronder lijden. Dat kan de kwaliteit van het werk schaden, omdat mensen fouten gaan maken. Uiteindelijk kan een organisatie hierdoor ten onder gaan.
Zorg er dus voor dat werknemers zich op hun werk kunnen blijven richten. Hierbij kan het belang van een altijd werkende internetverbinding niet genoeg worden benadrukt. Die moet snel, betrouwbaar en stabiel zijn. Als afnemer van telecomdiensten moet je helder voor ogen staan waar je recht op hebt. Uitval van telecom heeft een enorme impact, omdat iedereen op afstand werkt.
Service level agreement
Voor bedrijfsprocessen die best even zonder internet kunnen zoals de salarisadministratie, is een ‘standaard’ service level agreement (SLA) meestal voldoende. Een beschikbaarheid van 99,99 procent is dan niet nodig. Voor de echt cruciale bedrijfsprocessen zoals de aansturing van een productielijn, is een hoger kwaliteitsniveau dan ‘standaard’ vereist. In een SLA staan afspraken over de beschikbaarheid (uptime) en hoe lang een dienst maximaal offline (downtime) mag zijn. Ook wordt in zo’n overeenkomst bepaald hoe snel een probleem wordt opgelost.
KPN EEN MKB biedt bijvoorbeeld keuze uit een standaard of premium serviceniveau. Premium garandeert 24/7 service binnen acht uur, dus ook ‘s nachts en in het weekeinde. Standaard garandeert service binnen acht kantooruren. De beschikbaarheid is gegarandeerd 99,6 procent. Om in de tussentijd niet stil te hoeven staan, wordt de klanten gratis 4G back-up geboden. Hierdoor schakelt de modem automatisch over op het mobiele netwerk wanneer het vaste netwerk er even uit ligt. Zo kan je gewoon doorwerken en blijf je altijd in business.
Security
KPN Security helpt klanten bij veiligheidsincidenten en andere calamiteiten. Met de juiste maatregelen is de impact hiervan te beperken. Om de continuïteit van bedrijfsprocessen te waarborgen worden drie belangrijke oplossingsrichtingen aangeboden. De eerste verdedigingslinie bestaat uit het onderscheppen van malafide netwerkverkeer. Dataverlies valt te voorkomen met een back-up van vitale data. Mocht er toch nog wat misgaan dan biedt ‘disaster recovery’ uitkomst. Diverse maatregelen zijn mogelijk om de downtime te beperken en de IT-systemen zo spoedig mogelijk te herstellen. Je bedrijf kan dan snel weer de draad kan oppakken.
Is betrouwbaar, snel en veilig internet belangrijk voor uw bedrijf? En wilt u ook uw telefonie goed regelen?
