Hybride Teams: een concreet plan van aanpak op alle niveaus voor bedrijven

Hybride werken is meer dan een roostervraagstuk

Hybride werken is meer dan de vraag: ‘wie werkt wanneer op welke plek?’ Zien bedrijven het tot nu toe te veel als zo’n roostervraagstuk?

Spijkerman: “Corona heeft duidelijk gemaakt dat velen van ons kunnen thuiswerken. Maar hybride werken is veel meer dan dat, veel meer dan een planningskwestie. Het draait erom dat je weet wat je op welk moment nodig hebt. Stel je doet ‘deep work’, dus je schrijft een beleidsstuk of bent programmeur, en je hebt diepe concentratie nodig. Dan organiseer je een werkplek waar je dat ongestoord kunt doen, zonder dat er collega’s tussendoor komen met calls of vragen. Het is op een heel radicale manier kijken naar je werk. Je deelt het in op basis van het concentratieniveau dat je nodig hebt en kiest op basis daarvan de plek waar je dat doet. Het kantoor als vaste werkplek laat je dus los.”

Plan van aanpak op verschillende niveaus

Hybride werken écht goed aanpakken vergt nogal wat voor de onderneming als geheel, voor leidinggevenden en voor teams. Jullie boek bestaat uit een uitgebreid plan van aanpak op al die niveaus. Waarom hebben jullie daarvoor gekozen?

Feringa: “We vonden het belangrijk om te beginnen bij het begin: wat ís hybride werken precies, en waarom zou je het als onderneming willen? Daarna volgt pas de vraag: hoe doe je dat als organisatie? En dat is mijn specialiteit. We vullen elkaar wat dat betreft heel goed aan, want Bregje is een deskundige in hoe je het op teamniveau aanpakt. We merkten bij veel organisaties dat ze óf met het een óf met het ander bezig waren, maar het gaat om een totaaltransitie die je moet maken: van het maken van beleid en stellen van kaders op organisatieniveau tot de invulling daarvan door teams en de individuele werknemers. We hadden de behoefte om al die niveaus aan te tikken om dat duidelijk te maken. Hybride werken is geen klein ding.”

eBook: Thuiswerkgids voor het mkb

Hoe blijf je als team goed en veilig samenwerken op afstand? Ontdek je rechten en plichten als werkgever in onze thuiswerkgids voor het mkb.

Download

Teams sleutel tot succesvol hybride werken

Teams zijn de sleutel tot succesvol hybride werken. Mag je die conclusie trekken na het lezen van jullie boek?

Feringa: “Zeker. Organisaties zien natuurlijk al langer de waarde van de collectiviteit van het team. Kijk bijvoorbeeld naar de scrum-methode, waarin we teamleden beter als eenheid willen laten functioneren.”

Spijkerman: “Hybride werken fungeert in teams als contrastvloeistof. Als er intern verschillen van inzicht zijn over waar het team en de organisatie voor staan, dan komen die extra duidelijk aan het licht als je minder bij elkaar zit. Je móét namelijk goede afspraken maken. Dat begint al bij het plannen: wanneer zien we elkaar? Wat werkt voor iedereen het beste? En op welke manier werken we samen naar een resultaat?

Je kunt niet meer terugvallen op oude mechanismen. Bijvoorbeeld dat je leidinggevenden als lijm voor het team laat dienen. Dat gebeurde vóór corona nog heel vaak, vandaar dat veel mensen in het begin van die thuiswerkperiode ook een beetje ‘lost’ waren. Teams organiseerden zich niet rond elkaar en er was geen ‘sense of belonging’. In het boek proberen we daar een sleutel voor aan te reiken: hoe richt je organisaties en teams zo in dat je aan die primaire behoefte van een professional kunt voldoen om bij een groter geheel te horen? Want dat is een fundamentele voorwaarde om de transitie te maken naar hybride werken.”

Het teamkompas

Jullie boek biedt een instrument om te checken of je als team op koers zit als het gaat om hybride werken: het Teamkompas.

Spijkerman: “We vinden het belangrijk voor medewerkers om een benchmark te hebben aan de hand waarvan ze hun hybride samenwerking kunnen evalueren. Bijvoorbeeld aan het eind van een overleg of bij de afsluiting van een project. De ‘windrichtingen’ op het Teamkompas zijn vier elementaire onderdelen van het teamproces: Focus, Route, Drive en Verbondenheid. Die elementen bespreek je als team in die volgorde, je gaat ze als het ware als een kompaswijzer af en zoekt naar het positieve verhaal van het team: wat gaat goed en hoe versterken we dat met elkaar?”

Feringa: “De start is bij Focus, want veel gedoe in hybride teams komt voort uit een zwakke focus. Daarom check je bijvoorbeeld of teamdoelen en resultaatafspraken voor iedereen helder zijn. Daarna kijk je naar de Route: hoe bereiken we onze doelen? Welke processen en procedures volgen we, zitten de taakverdeling en de besluitvorming nog goed in elkaar en kloppen de randvoorwaarden? Daarna komt Drive: komt elk teamlid goed tot zijn recht, spreekt men elkaar aan of trekt men elkaar er weer bij als iemand wat afdrijft? En als laatste bespreek je Verbondenheid: hoe werken we met elkaar samen? Hoe is de sfeer, en hebben we genoeg voor elkaar over?

Wat je ziet is dat alle kompaspunten met elkaar samenhangen. Als één kompaspunt uit het lood staat, zijn er vaak meerdere punten die meegaan. Met dit model heb je een manier in handen om de teamcommunicatie in goede banen te leiden, zodat je op de langere termijn goed tegen verandering bent opgewassen.”

Hybride werken vraagt om rustige aanpak

Een belangrijk advies uit het boek is ‘neem de tijd, pak hybride werken rustig aan’. Waarom is het zo belangrijk om niks te overhaasten?

Feringa: “Als je het echt goed wilt doen, trek er dan gerust een paar jaar voor uit. Vergelijk het met gezonder eten. Dat is in het begin ook hartstikke moeilijk. ‘Ik eet altijd aardappels, maar ik wil minder koolhydraten binnenkrijgen. Wat moet ik nu?’ Het is een kwestie van oefenen en met elkaar experimenteren om het juiste voedingspatroon voor elkaar te krijgen. Wat werkt wel en wat werkt niet?”

Hybride werken: kan je er nog onderuit?

Je zou je kunnen voorstellen dat niet elke onderneming hybride werken ziet zitten. Maar kom je er eigenlijk nog onderuit?

Spijkerman: “Het is een fenomeen waar je als bedrijf bijna niet meer omheen kan. Maar het is wel erg on-inspirerend als je het idee hebt dat je móét, dat het een soort verplichting is. Je moet namelijk helemaal niks. Wij vertellen in ons boek vooral over het voordeel en het perspectief dat hybride werken biedt. Hybride werken moet vooral inspirerend zijn voor een organisatie of team.”

Feringa: “Wat hoe dan ook helpt is om na te denken over de vraag: waar kan ik mijn werk nou het effectiefst doen? Dat is de basis van hybride werken. Dus als je op locatie achter een machine staat of zorg verleent, dan is dát de plek waar je op dat moment het beste je werk kunt doen en is het dus ook een vorm van hybride werk.”

Dus je moet als ondernemer niet te snel bang zijn dat je de boot mist?

Feringa: “Een gemiste kans vind ik als je je werk niet op de best mogelijke manier kunt doen. En ook niet de mogelijkheid hebt om daarover na te denken. Met de boot waarop dat wél gebeurt, zou ik in ieder geval altijd mee willen varen.”

Lees ook: Ook MKB moet over op hybride werken