Wil je als gemeente effectief hybride werken, dan vraagt dat om een gestructureerde aanpak en oplossing. Want sinds corona en de introductie van het hybride werken is er nogal wat veranderd op ‘de werkplek’: het geheel van de fysieke en digitale voorzieningen die je medewerkers nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Om sámen te kunnen werken, waar ze ook zijn.
Nieuwe realiteit
Met bewonderenswaardige snelheid en daadkracht wisten gemeenten in de beginperiode van corona de omslag te maken naar thuiswerken. En later naar deels thuis, deels op kantoor werken – wat het ‘hybride werken’ is gaan heten. Nu, een paar jaar verder, heeft een aantal gemeenten hun geïmproviseerde en tijdelijke voorzieningen een meer structurele basis kunnen geven. Toch zijn er ook nog veel gemeenten die de nieuwe realiteit van het hybride werken lastig vinden. Die nog zoeken naar manieren om meer controle te krijgen over deze manier van werken, en om de tijdelijke maatregelen om te zetten in structurele oplossingen.
Start met nieuwe afspraken
Om effectief hybride te werken heb je allereerst nieuwe afspraken en een gedeelde kijk op nieuwe omgangsvormen nodig. Want met het hybride werken is niet alleen de oude netwerkschijf vervangen door een cloudoplossing en het fysieke contact (deels) door videobellen – de héle werkomgeving is veranderd. Collega’s kunnen nu bij wijze van spreken overal aan het werk zijn. Thuis, onderweg, in een wijk- of servicecentrum, bij inwoners aan de keukentafel, aan de balie of elders op kantoor. De crux is dat hybride werken je medewerkers niet alleen in staat stelt om elders te werken, maar vooral om decentraal sámen te werken.
Ondersteund door juiste voorzieningen
En dat besef vraagt om nieuwe manieren van elkaar vinden, bereiken, samen aan dossiers of beleidsstukken werken of een teamoverleg organiseren. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat een overleg waarbij een deel van het team thuis zit en een ander deel op kantoor is, toch soepel verloopt? Zonder dat de collega’s die vanuit huis meevergaderen er niet meer tussen komen? Hoe weet je waar medewerkers zijn en dat ze veilig met privacygevoelige data en dossiers werken? Welke afspraken je over dat nieuwe samenwerken precies maakt, hangt van jullie gemeente af. Misschien is er wel één dag(deel) dat teams als geheel fysiek in dezelfde ruimte zijn. En is er bij elk overleg een voorzitter die zorg voor gelijkwaardige deelname. Feit is dát er goede afspraken nodig zijn om structureel en gecontroleerd over te gaan op hybride werken. En die afspraken ondersteun je met de juiste voorzieningen – in de vorm van een moderne werkplek uit de cloud bijvoorbeeld.
Met een moderne cloudwerkplek zorg je ervoor dat je medewerkers meer vrijheid en ruimte krijgen om de eigen werkdag in te delen, zonder dat ze ‘kwijt raken’. Met de juiste instellingen is meteen duidelijk of collega’s beschikbaar en bereikbaar zijn, en hoe. Bovendien helpt zo’n moderne werkplek je als gemeentelijke organisatie veilig én flexibel te werken. Je kunt veel wendbaarder omgaan met onvoorziene omstandigheden. Is het niet mogelijk om op de eigen locaties te werken? Dan kunnen medewerkers eenvoudig elders het werk hervatten. Zo’n hybride werkomgeving maakt je als gemeente ook nog eens een aantrekkelijke, moderne en flexibele werkgever.
We helpen je graag!
De basis voor hybride werken is een goede infrastructuur: een moderne werkplek met veilige toegang en veilige opslag van gegevens. Hiermee kunnen je medewerkers overal werken, met toegang tot de applicaties en data die ze nodig hebben. Met ons portfolio aan smart combinations hebben we alle oplossingen voor je in huis om effectief en gestructureerd hybride te werken. Met Cloud & Workplace bieden we je bijvoorbeeld veilige cloudwerkplekken. Met Secure Networking een scala aan veilige en flexibele netwerkdiensten. En met Cloud Communications geïntegreerde telefonie- en samenwerkingsoplossingen. Vast en mobiel, chat en mail: alles via één veilig platform. Ook helpen we je bij de implementatie en met een slimme veranderaanpak, zodat je medewerkers goed met alle nieuwe mogelijkheden uit de voeten kunnen.
