Zo leid je als manager hybride teams

Geen toverformule voor hybride werken

Hybride werken zorgt voor een verandering in de totale organisatiecultuur, en daarmee ook in de managementcultuur. Teamleden zijn minder vaak op kantoor, waardoor managers minder zicht hebben op hun medewerkers. Hoe ga je als manager het beste om met het hybride werken? Een ideale mix van werken op afstand en kantoorwerk bestaat niet. Er is geen standaard oplossing of toverformule; voor ieder bedrijf en elke afdeling werken weer andere dingen. Ook afwisseling per periode kan nodig zijn. Hoe dan ook blijven de uitdagingen hetzelfde. 

Medewerkers willen flexibiliteit

Uit de KPN Monitor Hybride Werken blijkt dat medewerkers graag zelf hun kantoordagen willen bepalen. Ze waarderen flexibiliteit. Maar aan die vrijheid zitten wel grenzen. De meeste werknemers snappen dat heldere richtlijnen nodig zijn.

Zonder goede werkafspraken wordt het al gauw een rommeltje. Driekwart van de deelnemers vindt dat de werkgever hen mag verplichten om op bepaalde dagen op kantoor aanwezig te zijn. Zolang het maar in overleg gebeurt. 

Nadelen van het nieuwe werken

Hybride werken is niet alleen rozengeur en maneschijn. Tegenover de voordelen staan ook gevaren; managers moeten daar bewust van zijn. De samenwerking kan er onder lijden als teams overal en in de tijd verspreid werken. Wanneer mensen elkaar niet regelmatig fysiek ontmoeten, ontstaan minder snel vernieuwende ideeën. Ook het delen van kennis verloopt minder spontaan. Het kost meer moeite nieuwe medewerkers in te werken.

Verder krijgt een thuiswerker minder makkelijk mee waar zijn organisatie voor staat. Wie op afstand werkt, krijgt ook sneller het gevoel er niet echt bij te horen. Collega’s die regelmatig op kantoor verschijnen, lijken in het voordeel. Het idee ontstaat al gauw dat bazen eerder promoties krijgen aan medewerkers die veel in hun buurt zijn.

Zorg voor inclusiviteit

Managers hebben daarnaast de neiging eerder taken te delegeren aan medewerkers op kantoor. Ook drukken fysiek aanwezige collega’s nogal eens hun stempel op hybride vergaderingen. Zorg er als leidinggevende voor dat iedereen aan het woord komt, ook online deelnemers. Je moet voorkomen dat er een ‘wij versus zij’-gevoel ontstaat.

Heel lastig is het nieuwe medewerkers vertrouwd te maken met de bedrijfscultuur. Er dreigt altijd verwatering. Het is moeilijker om bepaalde regels en gebruiken te controleren als mensen vaak thuiswerken. 

Whitepaper: Hybride werken écht laten werken

Na 2 jaar volledig thuiswerken, zet Nederland nu een volgende stap: naar het hybride werken. Hoe laat je dat écht werken?

Download

Reset organisatiecultuur

Laszlo Bock, voormalig HR-topman van Google, ziet de verschuiving naar hybride werk als een geweldige kans. En dan vooral om een organisatiecultuur een complete ‘reset’ te geven. Daarvoor moeten medewerkers zich wel eerst goed bewust zijn de bestaande cultuur. Ook moeten ze daarin geloven en naar handelen. Bock raadt aan heel duidelijk vast te stellen welke cultuur het doel is. Daar moet iedereen het over eens zijn. Ook is een managementvisie belangrijk voor het dichten van kloven – in die cultuur. Zorg dat mensen weten waar ze aan toe zijn en hoe ze zich het beste kunnen gedragen.

Overtuig medewerkers ook van die visie. Mensen moeten begrijpen wat je hoopt te bereiken. Een duidelijk doel motiveert. Is er gekozen voor een bepaalde vorm van hybride werken? Ga daar dan ook echt voor. Het succes ervan staat of valt erbij.

Geef zelf het goede voorbeeld

Belangrijk is dat het management zelf het goede voorbeeld geeft. Als de baas zelf elke dag naar kantoor komt, zullen medewerkers dat ook blijven doen. Zorg dus voor een goede balans. Ook bij hybride vergaderingen wil je niet dat steeds alleen het management fysiek aanwezig is, of andersom. Een gezonde mix is key.

Wees ook transparant over het waarom van bepaalde werkafspraken. Richt je op de uitkomsten van iemands werk in plaats van op de input. Zorg dat thuiswerkers net zoveel kans op promotie hebben als mensen die naar kantoor komen. 

Communiceer met je team

Managers moeten ook veel met hun mensen in gesprek gaan, vindt Linda Hill – hoogleraar aan de Harvard Business School. Hoe wordt het hybride werken ervaren? Wat is nodig om hun prestaties te verbeteren? Belangrijk is mensen van verschillende leeftijden, achtergronden, geslacht en familiesituatie te horen. Ouders met jonge kinderen staan hier anders in dan vrijgezellen. 

Vraag regelmatig hoe alles loopt, welke hulp mensen nodig hebben en wat medewerkers blokkeert. Zo’n gesprek mag niet alleen over het werk gaan maar ook over iemands persoonlijke situatie. Het leiden van hybride teams vereist emotionele intelligentie en empathie.

Geef schouderklopjes 

Zorg ervoor dat medewerkers vertrouwen krijgen en zich veilig voelen in de nieuwe situatie. Stel je op als een mentor en breng structuur aan in het werk. Geef ook af en toe schouderklopjes. Blijf niet star vasthouden aan je denkbeelden maar wees flexibel.

Hoed je voor micromanagement. Onderdruk de neiging om mensen die fysiek niet in je omgeving zitten, obsessief te volgen. Uit onderzoek blijkt dat zulk gedrag demotiverend werkt, de creativiteit doodt en de kans op burn-outs vergroot. 

Permanente aandacht nodig

Hybride werken vereist ‘agile’ leiderschap waarbij je in de praktijk moet uitvinden wat het beste werkt. Dat betekent experimenteren, aanpassen en vooral zorgen dat medewerkers zich verbonden blijven met hun collega’s. En blijf ook scherp als alles goed loopt.

Hybride werken kent een eigen dynamiek. Teams veranderen van samenstelling. Elk project vereist een aparte aanpak. Ook de wensen en behoeften van teamleden veranderen. Wie daar oog voor heeft, zal merken dat deze nieuwe manier van werken zo gek nog niet is.