Teams is de snelst groeiende zakelijke applicatie in de geschiedenis van Microsoft. Het werken met Teams is inmiddels net zo gewoon geworden als werken in Outlook. Wat houdt Microsoft Teams in? Wat doet het en wat kun je met deze chatdienst? En wat kan Teams beter dan andere tools? Dat lees je in dit artikel.
Teams is een communicatie platform voor bedrijven die op chat gebaseerd is. Het biedt allerlei mogelijkheden tot samenwerking en productiviteitsverbetering. Ook voor niet technisch onderlegde personen is de applicatie eenvoudig te gebruiken. Microsoft Teams biedt handige overzichten van alle lopende projecten waarvan jij onderdeel uitmaakt. Daar komt bij dat met collega’s communiceren via chat een stuk sneller gaat dan per e-mail en je niet langer in de cc staat van ellenlange mailwisselingen over onderwerpen die jou niet aangaan. Ook in projecten met belangrijke klanten of belangrijke leveranciers bewijst Teams zijn waarde.
Wat is Microsoft Teams?
Werk doe je niet meer als individu verscholen achter je beeldscherm. Steeds meer taken worden in groepsverband opgepakt. En als mkb-bedrijf kun je de strijd van grotere concurrenten winnen door beter als team te functioneren. Het mooie is dat deze uitgekiende software voor het samenwerken in een moderne werkplek tegenwoordig binnen het bereik van elke ondernemer ligt. Microsoft Teams vormt onderdeel van Office 365, dat in de cloud van Microsoft draait. Voor alle nieuwe Office 365-klanten is deze cloud-oplossing zonder bijbetaling standaard beschikbaar.
Net als Outlook en Yammer en Skype is Teams een tool voor messaging. Als het gaat om online vergaderingen, bellen en andere meetings gaat Teams de online versie van Skype voor Bedrijven vervangen. Ook voor ‘unified communications’ is Teams de toekomst. Skype voor Bedrijven Online stopt al in juli 2021. In 2025 valt ook het doek voor de editie die op eigen servers draait. Wees daar dus op voorbereid.
Hoe werkt Microsoft Teams?
Het begint met het aanmaken van een team. Na registratie nodig je de leden van het team uit. Als je bijvoorbeeld een sportcompetitie organiseert, kun je een team voor coaches, een team voor beheerders en een team voor elke ploeg maken. Elk individueel team dat wordt aangemaakt beschikt standaard over een kanaal ‘Algemeen’. Om projecten en onderwerpen overzichtelijk te houden voeg je meer kanalen toe, zo veel je maar wilt. Het plaatsen van een bericht in een kanaal gaat simpel: klik op de kanaalnaam en begin te typen in het vak onderaan het kanaal. In berichten kan je de bestanden delen of toevoegen. Deze kan je ook onder een tabblad plaatsen. De eigenaar van een team kan ook mensen van buiten de eigen organisatie als gast uitnodigen, bijvoorbeeld consultants of partners. Ook brainstormen gaat zonder vergaderingen in te plannen, alles gaat via een groeps-chat die iedereen kan zien. Ook kan elk lid in zijn eigen tempo reageren.
Wat zijn de voordelen van Microsoft Teams?
Anders dan bij Skype is de communicatie bij Teams context gedreven. Dat houdt in dat zogenaamde ‘kanalen’ het hart van de samenwerking in groepen vormen. De personeelsmanager die de werving en selectie doet zal doorgaans andere kanalen gebruiken dan de snelle jongens van de verkoopafdeling. Die laatste groep hoeft zich immers niet in te laten met HR, terwijl HR weer geen bemoeienis heeft met commerciële trajecten. Door per kanaal te werken voorkom je dat teams overspoeld raken door overbodige informatie.
Teams zorgt ervoor dat alle conversaties en bestanden overzichtelijk per kanaal worden georganiseerd. Alles in zijn context dus. Medewerkers kunnen lid worden van verschillende kanalen. Een directeur die beslist de ontwikkelingen bij zowel HR als sales wil volgen, kan in beide kanalen actief zijn. Chat werkt sneller en efficiënter dan e-mail. Je chat in principe alleen met de mensen in jouw kanaal.
Welke mogelijkheden heeft Microsoft Teams?
De mogelijkheden van Microsoft Teams op een rij:
● Alle informatie op één plaats
● Efficiënt combineren van applicaties
● Compliant en veilig
Naast chat biedt Teams e-mail, agenda, videovergaderen en spraaktelefonie. Alle online documenten die je als groep nodig hebt, liggen onder handbereik. Daarbij maakt het niet uit of een bestand zich in Microsoft Office 365, OneDrive voor Bedrijven of SharePoint bevindt. Teams zorgt ervoor dat alles wat een team bij het werk kan gebruiken voor het grijpen ligt. Dat is handig en scheelt veel tijd. Het samenwerken aan documenten, bijvoorbeeld een belangrijke offerte, gaat gemakkelijk omdat alles in één app zit. Iedereen heeft altijd de laatste versie van een document.
Slack, de voornaamste concurrent van Teams, is minder goed geïntegreerd in Office. Werkt je bedrijf in een Microsoft-omgeving, dan werkt Teams het beste. Vergeleken met Skype voor Bedrijven, waar de samenwerking binnen het eigen bedrijf centraal staat, werkt Teams grensoverschrijdend. Het is mogelijk 'communities' te vormen waar ook externen aan kunnen meedoen. Per project is het ook mogelijk leveranciers of afnemers toe te laten. Dit sluit aan bij de trend dat externe partijen in een veel vroeger stadium bij projecten worden betrokken. Hun input is cruciaal voor de voortgang van een project. Wanneer een project niet in de richting gaat zoals de eindklant wenst, kan het veel sneller worden bijgesteld.
