Blauwe zee, stralende zon en… stress of het allemaal wel goed gaat op de zaak. Voor veel ondernemers in het MKB of ZZP’ers voelt vakantie vaak dubbel: je hebt hard gewerkt en ontspanning verdiend, maar eigenlijk wil je er zijn voor je klanten en geen nieuwe opdrachten missen. Wil je als ondernemer relaxt op vakantie? Hieronder 5 tips waarmee je dat gegarandeerd voor elkaar krijgt.
Tip 1: Plan, delegeer en communiceer
Lopen je onderneming, opdrachten en klussen tijdens je vakantie gewoon door? Kijk dan goed naar je personeelsbezetting en zorg voor vervanging. Richt de vakantieplanning zo in dat altijd iemand de belangrijkste taken en contact met klanten kan overnemen. Ben je ZZP’er? Dan kun je een collega-ZZP’er vragen om je rol tijdelijk waar te nemen.
Maak je afwezigheid op tijd bekend. Vermeld je vakantie in je e-mailhandtekening bijvoorbeeld en pas je voicemail, Teams en (zakelijke) WhatsApp-status aan. Klanten bellen kan ook, of meld je vakantie in een overleg dat je sowieso al gepland hebt staan.
Zet bij voorkeur twee dagen voor je vakantie al je out-of-office reply aan. Laat ook in samenwerkingstools als Teams en Slack weten dat je weg bent. En meld op al die plekken duidelijk bij wie de mailende of bellende klant of collega wél terechtkan.
Last but not least: zorg dat de laatste en eerste loodjes niet het zwaarst wegen. Plan decompression time in vlak voor je vakantie: neem geen nieuwe klussen aan, durf ‘nee’ te zeggen en ga vooral acties afvinken. Plan ook de eerste dagen na je vakantie niet meteen vol, maar neem de ruimte voor een ‘zachte landing’.
Tip 2: Houd je bedrijf bereikbaar
Het is 2024, dus met een bordje ‘Wegens vakantie gesloten’ kom je niet meer weg. Bereikbaarheid is key voor je onderneming, ook als je op vakantie bent.
Je out-of-office bericht is óók een uitgelezen kans om mensen van een automatisch antwoord te voorzien. Dat kan bijvoorbeeld door in het bericht te verwijzen naar een FAQ op je website, een contactformulier, of een helppagina waar mensen het antwoord op hun vraag kunnen vinden.
Een goede manier om jouw bedrijf ook telefonisch bereikbaar te houden is door vast op mobiel bellen aan te zetten. Bij vast op mobiel bellen heb je een vast nummer dat je vanaf je mobiel kunt gebruiken. Naast je eigen mobiele nummer dus.
Dit betekent dat je oproepen naar je vaste nummer kunt ontvangen op je mobiele telefoon, waar ter wereld je ook bent. Dit geeft je de vrijheid om te reizen en toch bereikbaar te zijn, zonder dat je aan je bureau gekluisterd zit.
Het voordeel hiervan is dat je de flexibiliteit hebt om te kiezen wanneer en hoe je bereikbaar wilt zijn. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat oproepen naar je vaste nummer alleen op bepaalde tijden van de dag worden doorgeschakeld naar je mobiele telefoon. Of je kunt ervoor kiezen om oproepen buiten kantooruren direct naar voicemail te laten gaan.
Lees ook: Zo gebruik je een vast nummer voor WhatsApp Business
Tip 3: Plan vooruit
Veel reguliere werkzaamheden kun je voor je vertrek al regelen. Werk vooruit, en laat vervolgens technologie voor je werken. Je kunt bijvoorbeeld tools gebruiken zoals Hootsuite of Buffer om al je social media posts vooruit te plannen. Zo blijft je online aanwezigheid behouden zonder dat je zelf constant actief hoeft te zijn.
Heb je een klantenservice? Overweeg dan een chatbot in te zetten om de meest voorkomende vragen van klanten te beantwoorden. Dit kan de druk op je team verminderen en zorgt ervoor dat klanten snel antwoorden krijgen, ook als je er niet bent. Door te automatiseren waar mogelijk, kun je je tijdens je vakantie echt loskoppelen en je concentreren op het opladen van je batterijen.
Tip 4: Denk aan security op reis
Alles veilig achtergelaten? Dat scheelt in de vakantiestress. Bescherming is belangrijk, zowel voor je fysieke onderneming als voor je cybersecurity. Zorg hoe dan ook voor een goede IT- en security bezetting die bij een probleem snel actie kan ondernemen.
Ook belangrijk: safety first geldt altijd, dus ook als jij of je werknemers op het vakantieadres aan het werk gaan. Maak zo min mogelijk gebruik van openbare wifi-netwerken. En als je dat toch doet, gebruik dan een VPN. Dat laatste is sowieso altijd verstandig.
Tip 5: Durf los te laten
Veel ondernemers voelen zich schuldig als ze op vakantie gaan: loop je geen klussen mis? Draait alles wel goed door? Rekenen klanten niet op je aanwezigheid? De uitdaging is om dat schuldgevoel los te laten. En vertrouwen te hebben in je team en je voorbereidende werk (zie stappen 1 t/m 4).
Wat ook helpt, is om vakantie júíst te zien als een manier om beter te worden in wat je doet. Als je echt kunt loskoppelen, kelderen je stresslevels namelijk en bereikt je creativiteit grote hoogten. En een andere omgeving inspireert je en geeft je nieuwe inzichten. Frame je vakantie daarom als een tool om beter te worden in je werk. Daar wordt uiteindelijk iedereen beter van: je klanten, je medewerkers én jijzelf.
