Hoe stel je je Microsoft Teams Out-of-Office in?

Microsoft Teams is voor veel bedrijven in korte tijd uitgegroeid tot hét communicatiekanaal van de organisatie. Teams is dé plek om verbonden te blijven met collega’s. Maar ook als je er even niet bent, biedt Teams veel handige mogelijkheden. Hieronder een paar praktische tips voor Teams als je binnenkort op vakantie gaat.

1. Stel je Teams Out-of-Office in

Voordat je vertrekt, is het belangrijk om je Out-of-Office-melding in Teams in te schakelen. Hiermee kun je je collega's en teamleden laten weten dat je tijdelijk afwezig bent en wanneer je terug verwacht te zijn. Om dit te doen, ga je naar je Teams-instellingen en zoek je de optie "Afwezigheidsmeldingen" of "Out-of-Office".

Stel een persoonlijk bericht op en geef aan wanneer je weer beschikbaar bent. Op deze manier weten je teamleden dat je er even tussenuit bent en wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten. Je account wordt tot de datum van je terugkeer als ‘afwezig’ weergegeven.

2. Delegeer verantwoordelijkheden

Als er tijdens je vakantie belangrijke taken moeten worden uitgevoerd of beslissingen moeten worden genomen, is het verstandig om deze tijdelijk aan een betrouwbaar teamlid over te dragen.

In Teams kun je eenvoudig rechten toewijzen aan andere teamleden, zodat ze bijvoorbeeld vergaderingen kunnen plannen, bestanden kunnen delen of chats kunnen beheren. Door taken en verantwoordelijkheden te delegeren, kun je erop vertrouwen dat je team goed functioneert terwijl je weg bent.

3. Maak gebruik van geplande berichten

Teams biedt de mogelijkheid om berichten op voorhand in te plannen. Dit is handig als je tijdens je vakantie belangrijke aankondigingen of herinneringen wilt versturen aan je team. In plaats van zelf berichten te sturen op specifieke tijdstippen, kun je ze vooraf opstellen en plannen om op een later moment automatisch te worden verzonden. Dit bespaart je tijd en zorgt ervoor dat belangrijke communicatie niet wordt vergeten, zelfs als je er niet bent.

4. Gebruik mobiele meldingen verstandig

Als je verbonden wilt blijven met je team, zelfs tijdens je vakantie, kun je de mobiele meldingen van de Teams-app inschakelen. Hierdoor ontvang je meldingen op je smartphone of tablet wanneer er belangrijke berichten, oproepen of vergaderingen zijn.

Het is echter belangrijk om deze meldingen verstandig te gebruiken. Stel prioriteiten en beperk het aantal meldingen om ervoor te zorgen dat je nog steeds kunt ontspannen en van je vakantie kunt genieten zonder constant gestoord te worden.

5. Gebruik de niet-storen-functie

Teams heeft een handige "Niet storen"-functie die je kunt inschakelen als je wat ongestoorde tijd nodig hebt tijdens je vakantie. Deze functie zorgt ervoor dat je geen meldingen ontvangt, zodat je je kunt concentreren op andere activiteiten of gewoon even kunt ontspannen. Je kunt de "Niet storen"-modus handmatig inschakelen wanneer je dat nodig hebt, of je kunt een planning instellen, bijvoorbeeld tijdens je slaapuren of specifieke vakantieactiviteiten.

Het instellen van je Microsoft Teams out-of-office is in elk geval een goed begin van de voorbereiding op je vakantie. Zorg voor een goede balans tussen werk en privé, en gebruik de mogelijkheden van Teams om je communicatie met je team beter te managen, zelfs als je niet op kantoor bent!