Skype voor Bedrijven heeft zijn langste tijd gehad. De online-versie vervalt eind juli 2021, vier jaar later volgt de ‘on premise’ versie die op eigen servers draait. Opvolger Microsoft Teams is in amper twee jaar tijd uitgegroeid tot dé communicatie- en samenwerkings-tool in Microsoft 365. Het gebruik hiervan wordt in bedrijven even normaal als dat van Outlook, voorspelt adviesbureau Gartner. Sinds 1 september jongstleden is Microsoft Teams standaard beschikbaar voor alle nieuwe Microsoft 365-klanten.
Het heeft Microsoft vrij weinig moeite gekost concurrent Slack in te halen. 'Microsoft Teams is Slack wereldwijd voorbij,' stelt Rob Dinnissen, enterprise sales manager bij KPN-dochter StartReady. 'Dat komt mede omdat bedrijven en instellingen met een zakelijk Microsoft 365-abonnement Microsoft Teams er gratis bij krijgen.' Volgens Dinnissen zijn organisaties die in een Microsoft-omgeving werken, zonder meer beter af met Teams. Die tool is uiteraard beter geïntegreerd in Office dan Slack.
Teamwerk
Anders dan Skype voor Bedrijven is Teams helemaal van de grond af aan gebouwd voor het werken in groepen, het echte teamwerk. Chat, video, telefoneren, vergaderen en het samen werken aan documenten zitten in één app. Je kunt er anders door gaan werken. Constantijn Jansen, CEO van StartReady, benadrukt dat Microsoft Teams een ander soort oplossing is dan Skype voor Bedrijven. “Het is niet zomaar een nieuwe tool voor unified communications als vervolg op Skype voor Bedrijven. De communicatie is context gedreven.” Kanalen vormen het hart van de samenwerking in groepen. Ze stellen teams in staat om hun conversaties en bestanden op een overzichtelijke manier te organiseren. Ze voorzien in een context voor applicatie-integratie.
Groot is het verschil met Skype voor Bedrijven waar communicatie binnen het eigen bedrijf centraal stond: binnen een afdeling of tussen afdelingen onderling. Samenwerken in Microsoft Teams overstijgt de grenzen van de eigen organisatie. Per project worden ‘communities’ gevormd waarbij verschillende partijen zijn betrokken. Daar kunnen ook externen bij zijn zoals ZZP’ers, ingehuurde consultants en andere professionals. Binnen zo’n community wordt content gedeeld. Deze wordt projectmatig verwerkt. Verticaal wordt met alle partijen in een gedeelde omgeving gewerkt.
Nieuwe werkwijze
Jansen: “Skype voor Bedrijven is toch vooral een communicatiemiddel met aanwezigheidsmeldingen, spraak en video. Bij Teams heb je het opeens over een thema en het vastleggen van informatie in een document. Je creëert een veilige omgeving waarin mensen van binnen en buiten de organisatie samen werken aan bijvoorbeeld een contract of presentatie.” Dat kan even wennen zijn voor mensen die jarenlang met Skype hebben gecommuniceerd. Jansen: “Organisaties die overstappen op Teams, moeten hun werkwijze aanpassen. Daar hoort ook een stuk adoptie bij. Mensen moeten in Teams leren samenwerken.”
Volgens Jansen past Teams heel goed in de ZZP-cultuur die Nederland kent. Voorbij is de tijd dat werknemers hun leven lang dezelfde werkgever dienden. Steeds meer worden voor projecten teams gevormd met werknemers, al dan niet in vaste dienst, en tijdelijke krachten. Daarbij wordt in wisselende samenstellingen gewerkt en niet altijd is iedereen tegelijk op dezelfde plaats. In zo’n situatie is het prettig dat documenten vanaf elke locatie, altijd en vanaf verschillende apparaten toegankelijk zijn. Medewerkers werken gezamenlijk aan bestanden in de cloud in plaats van informatie op hun eigen pc te bewaren. Zo’n gedeelde omgeving is heel anders werken.
Einde e-mail
Dinnissen voorspelt ook het einde van het e-mail-tijdperk. Bij WhatsApp zie je al dat mensen mini-communities gaan vormen waarin berichten, foto’s en documenten worden gedeeld. Die content blijft daar ook bewaard, ook al haken sommige deelnemers af en komen er nieuwe bij. Alles staat in een tijdlijn. Dinnissen: “Bij Teams vind je deze werkwijze terug. Alles is geordend per team of onderwerp, dan kun je gemakkelijk iets terugvinden. Niet alleen documenten, maar ook complete discussies over een bepaald onderwerp. Een heel verschil met mailboxen waarin vaak duizenden berichten zonder enige structuur zich hebben opgehoopt. Mailboxen worden opgeheven zodra iemand het bedrijf verlaat, berichten in Teams blijven daarentegen netjes staan zolang een project voortduurt.
Een ander voordeel van Teams is dat deelnemers altijd de laatste versie van een bestand binnen handbereik hebben dankzij de onderliggende Sharepoint-omgeving. Met een ander persoon kan men ook gemakkelijk even ad-hoc communiceren over een bepaald onderwerp. Dat zal vaak via chat gaan. Met een druk op de knop kan ook even worden gebeld of een videoconferentie worden opgezet. Opnames hiervan zijn te bewaren zodat later een collega die ziek is geweest, er alsnog naar kan kijken. Opslag en beheer worden makkelijker. Het hele verloop van een project is bovendien prima te volgen.
Uitrol Microsoft Teams
Bedrijven die goed inspelen op de mogelijkheden van Teams worden wendbaarder. Projecten gaan sneller en workflows worden efficiënter, terwijl de overhead vermindert. Dinnissen: “Het uitrollen van Teams over een hele onderneming vraagt om ervaring. Dat geldt zeker als organisaties Teams overal willen gebruiken, dus ook voor thuiswerkers. De connectie met internet via een LAN, WAN of wifi moet worden geregeld. Er moet voldoende bandbreedte zijn, terwijl ook de security aandacht vereist.” KPN en StartReady kunnen hierbij helpen.
Dinnissen: “Als specialist op gebied van voice weten we hoe een Teams-omgeving het beste is aan te sluiten op een telefoonnetwerk. Bedrijven vinden het prettig als Teams-deelnemers via hun telefoonnummer bereikbaar zijn. Denk daarbij niet alleen aan standaard kantoor telefonie maar ook een receptionist of een contactcenter kunnen wij koppelen met Microsoft Teams. Dat kan belangrijk zijn want spraak vormt nog steeds 60 procent van alle communicatie. Door de voice en video te verrijken met content en ook de opslag te regelen heeft Microsoft een enorme voorsprong op de concurrentie.”
Ecosysteem
Microsoft Teams is nog lang niet uitontwikkeld, Microsoft werkt hard aan uitbreiding van het aantal koppelingen met andere pakketten. Jansen ziet een heel ecosysteem ontstaan met duizenden partners die niche-oplossingen rond Teams bouwen.
StartReady heeft nog een enorm potentieel aan toekomstige Teams-gebruikers: KPN heeft enkele honderdduizenden gebruikers van Skype voor Bedrijven onder beheer en die willen op den duur allemaal over. Een belangrijke aanwas valt ook te verwachten van mobiele gebruikers die Teams als app op hun smartphone zetten. Tenslotte komen er ook nog klanten die hun oude PBX-omgeving willen vervangen door Microsoft Teams.
