eHerkenning voor Kerkgenootschappen
eHerkenning aanvragen voor een kerkgenootschap
Een kerkgenootschap of de koepelorganisatie dient te zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) om eHerkenning te kunnen aanvragen. Een kerkgenootschap is een bijzondere vorm van een private organisaties waardoor er geen namen van bestuurders en kerkleden zullen worden gepubliceerd.
Om toch de bevoegdheid van personen binnen en de rechtspersoonlijkheid van een kerkgenootschap te kunnen vaststellen hanteert KPN in samenwerking met het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken de volgende procedures.
eHerkenning aanvragen voor een zelfstandig kerkgenootschap
Het zelfstandige kerkgenootschap of de kerkelijke gemeente levert de volgende documenten aan:
Uittreksel van de Kamer van Koophandel
Statuten, oprichtingsakte of kerkorde met daarin de functies die uw kerk mogen vertegenwoordigen
Documentatie op persoonsniveau met een:a) Aanstellings- of benoemingsbesluit, aanstellingsbrief, jaarverslag of notulen waar dit uit blijkt ofb) Een volledig ingevuld standaardformulier
Verstuur alle documenten digitaal of print alles op briefpapier van uw genootschap of gemeente.
Verzamel de benodigde gegevens
Voor een soepele aanvraag van een eHerkenningsmiddel op niveau eH3 hebt u de volgende gegevens en documenten nodig. Voor vragen over de juiste procedure die voor uw kerkgenootschap geldt: informeer bij uw kerkgenootschap.
Controle rechtspersoonlijkheid
Ter controle van de rechtspersoonlijkheid van de lokale kerk controleert KPN de inschrijving van de lokale kerk in het Handelsregister. Daarnaast dient er een verklaring rechtspersoonlijkheid van het landelijke kerkgenootschap te worden overlegd. Hierin staat ook aangegeven welke gevolmachtigde namens de landelijke kerkgenootschap is aangesteld als bevoegd persoon. Alle gevolmachtigden staan geregistreerd in de Referentielijst van het CIO, een samenwerkingsverband van 29 christelijke kerken en 2 joodse gemeenschappen en die hun belangen behartigt.
Gegevens bevoegd vertegenwoordigers en gebruiker
In deze verklaring wordt aangegeven wie namens de lokale kerkgenootschap bevoegd zijn om als voorzitter en secretaris deze lokale kerk te vertegenwoordigen. Met lokale kerk wordt bedoeld de lokale kerkgemeenschap of onderdelen daarvan zoals een kerk, gemeente, diaconie, geloofsgemeenschap, etc. Daarnaast wordt aangegeven wie door de lokale kerkgenootschap worden gemachtigd om namens deze lokale kerk te mogen handelen als eHerkenning gebruiker.
Gegevens gebruiker
Hierbij geeft u aan wie door de lokale kerk worden gemachtigd om namens deze lokale kerk te mogen handelen als eHerkenning gebruiker. Met lokale kerk wordt bedoeld de lokale kerkgemeenschap of onderdelen daarvan die u vertegenwoordigt (bijvoorbeeld kerk, gemeente, diaconie, geloofsgemeenschap etc.). Wanneer de kerkgenootschap deze aanvragen eHerkenning centraal regelt geldt hiervoor de procedure van het aanstellen en registreren van een machtigingenbeheerder.
Zo vraagt u eHerkenning op eH3-niveau aan
Stap: 1
Wie doet de aanvraag en geeft toestemming?
De gebruiker van de Eherkenning doet de aanvraag. Er zijn 2 aanvraagprocedures ontwikkeld in overleg met het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken. Informeert u bij uw eigen kerkgenootschap welke procedure u dient te volgen. De toestemming tot deze aanvraag wordt gegeven ofwel door het landelijk kerkgenootschap c.q. het bisdom, danwel door het bestuur van de lokale kerk.
Stap: 2
Aanvraagformulier invullen en bijbehorende formulieren uploaden
Geef uw e-mailadres op. U ontvangt een e-mail met een link om uw e-mailadres te bevestigen. Klik daarop om te starten met de aanvraag. Door uw e-mailadres bij de eerste stap op te geven, kunnen wij u - in het geval dat u de aanvraag niet afmaakt – automatisch een link sturen waarmee verder gaat waar u gebleven was.
Geef uw mobiele nummer op. Per sms ontvangt u een eenmalige code waarmee u uw nummer bevestigt. Wij hebben uw mobiele nummer nodig voor de tweestapsverificatie. Bij het inloggen met eHerkenning krijgt u een code per sms om uw inlog te bevestigen.
Kies een wachtwoord en onthoud dit goed. Dit wachtwoord hebt u nodig voor het inloggen met eHerkenning.
Vul de gegevens in van de kerkelijke organisatie en van de gebruiker.
Selecteer de dienst(en) en machtiging(en) die u nodig hebt. Er zitten standaard 10 machtigingen bij de prijs inbegrepen. Die moeten dan wel direct bij de aanvraag worden gebruikt.
Selecteer de geldigheidsduur voor het middel en machtiging. U kunt kiezen uit 3 jaren. U ziet direct wat de totale kosten zijn.
Voeg de gegevens van de voorzitter en secretaris als bevoegd vertegenwoordigers.
Controleer het factuuradres en gebruik de referentiecode.
Rond het aanvraagformulier en accordeer de de voorwaarden.
Upload de verklaring rechtspersoonlijkheid en de verklaring bevoegde vertegenwoordigers met de bijbehorende kopieën identificatiebewijzen (indien uw kerkgenootschap voor deze procedure heeft gekozen).
Print het aanvraagformulier (PDF) uit op A4 papierformaat.
Laat de bevoegde vertegenwoordiger(s) het formulier ondertekenen. De handtekening(en) dienen origineel te zijn en mogen niet vervangen worden door een kopie of scan. Houd er rekening mee dat er wordt gecontroleerd of de handtekening overeenkomt met de handtekening op het identiteitsbewijs.
Stuur de ondertekende aanvraag op naar:
KPNPostbus 6361500 EP Zaandam
Stap: 3
In behandeling en identificatie
De controle van een eHerkenning aanvraag is bijzonder nauwkeurig door de strenge veiligheidsregels vanuit de overheid. Vul de aanvraag dus nauwkeurig en foutloos in, zo voorkomt u onnodige, extra vertraging.
De persoon die als gebruiker is opgegeven krijgt een verzoek per e-mail voor een afspraak omdat een persoonlijke verificatie veriest is. De afspraak kan online via Mijn Afspraak worden ingepland en de aanvrager ontvangt een bevestiging.
Een dag voor de afspraakdatum krijgt u rond 22:15 uur bericht met een tijdvenster van twee uur waarin de medewerker langskomt. Op de dag van de afspraakdatum rond 07:30 uur wordt kenbaar gemaakt welke medewerker langskomt. Wel zo veilig!
Stap: 4
Uitgifte en eerste gebruik eHerkenningsmiddel
Zijn alle documenten akkoord en is de identificatie gedaan? Zodra uw middel gereed is, ontvangt u een e-mail met uw gebruikersnaam. Per sms ontvangt u uw wachtwoord. Nu kunt u inloggen met uw eHerkenningsmiddel.
De eerste keer inloggen? Volg deze stappen:
Houd de bevestigingsmail en de SMS met uw wachtwoord bij de hand.
Ga naar de website van de dienst waar u wilt inloggen.
Kies voor Inloggen met eHerkenning.
Volg nu verder de stappen op uw scherm en gebruik de gegevens die u via e-mail en SMS hebt ontvangen.
U bent succesvol ingelogd met uw eHerkenningsmiddel en u kunt uw zaken afhandelen.
Stap: 5
Factuur
Nadat uw middel gereed is, ontvangt u de factuur. De facturatie van eHerkenning heeft KPN uitbesteed aan Cannock Outsourcing B.V.
BetalingstermijnHeeft u binnen 4 weken nog niet betaald? Dan ontvangt u de eerste aanmaning van Cannock Outsourcing B.V. Na 8 weken krijgt u een tweede aanmaning. Na 10 weken heeft u nog 24 uur om te betalen, voor het EH middel wordt geblokkeerd.
VragenHebt u vragen over de factuur? Neem dan contact op met de klantenservice voor facturen.
Telefoon: 088 - 1168048E-mail:
Veelgestelde vragen
Verwerkingstijd bij het aanvragen van eHerkenning
De verwerkingstijd van eHerkenning aanvragen varieert tussen direct (0 dagen) en uiterlijk 5 dagen (bij complexe aanvragen kan het langer duren):
1. Aanvragen via onze beheermodule worden dezelfde werkdag verwerkt.
2. Spoedaanvragen (voor 15.00 uur) worden uiterlijk de volgende werkdag verwerkt
3. De doorlooptijd van aanvragen van bevoegd vertegenwoordigers met een eenvoudige vennootschappelijke structuur (één BV) bedraagt tussen de 1-3 dagen.
4. Bij aanvragen van complexere organisaties kan het langer duren voordat u uw eH3 middel heeft.
Proces versnellen
Bent u binnen uw organisatie de persoon die de eHerkenningsaanvragen kan of mag beheren? Vraag dan uw manager of u mag worden aangesteld als beheerder van de machtigingen. De beheerder kan namelijk nieuwe middelen toekennen aan de andere collega’s. De beheerder kan ook middelen upgraden en opzeggen. Op deze manier kunt u het aanvraagproces versnellen en uw collega’s binnen 30 minuten een nieuw eHerkenningsmiddel verstrekken.
Checklist voor aanvragen EH3 door kerkgenootschappen
Middelen aanvragen en uitgeven
Als u beheerder bent, kunt u vanaf 13 december 2019 middelen aanvragen en uitgeven via de KPN User Portal. Via het menu “Beheer -> Gebruikers” kunt u de aanvraag starten. U heeft hierbij de mogelijkheid om middelen aan te vragen voor meerdere gebruikers tegelijk. Dit kan handmatig of, voor een groot aantal gebruikers, via een CSV-upload.
Instellen wachtwoord
Na de aanvraag voor middelen ontvangen gebruikers een e-mail met daarin een verificatielink. Zij kunnen hiermee hun e-mailadres bevestigen. Vervolgens ontvangen gebruikers op hun eigen mobiele telefoonnummer een sms met daarin een verificatie. Hiermee kunnen zij hun eigen persoonlijke wachtwoord instellen.
Moment van activatie
Als de gebruiker in loondienst is, wordt het middel direct geactiveerd (uitgegeven). Wanneer de gebruiker niet in loondienst is, moet voor eH3 nog een identificatie of validatie van het ID-bewijs plaatsvinden.
Inzicht in status
U kunt de status van elke aanvraag volgen via het menu “Beheer -> Lopende aanvragen”. U kunt lopende aanvragen ook annuleren via hetzelfde overzicht.