Maar liefst één miljoen Nederlanders krijgen hun loon via Loket.nl uitbetaald. Bijna een kwart van de werknemers in het midden- en kleinbedrijf (mkb) ontvangt maandelijks een loonstrook vanuit dit onderdeel van de Van Spaendonck Groep. Daarmee is Loket.nl marktleider op het gebied van online salaris en HR voor het mkb.
In het honderdste jaar van haar bestaan weet Van Spaendonck Services (VSS) nog steeds snel te innoveren. Haar salarispakket kreeg vorig jaar als eerste het Zeker Online Salaris-keurmerk. Op gebied van arbeidsrelaties is het bedrijf uit Tilburg koploper in Nederland, een knappe prestatie in een tijd waarin de IT-ontwikkelingen elkaar in een hoog tempo opvolgen.
Privacy
VSS heeft een langdurige relatie met KPN InternedServices (KIS). Alle salarisgegevens staan uit oogpunt van privacy bijvoorbeeld op servers van KPN. Voor de private cloud gebruikt VSS de infrastructuur van InternedServices. Daarnaast wordt steeds meer gebruik gemaakt van de public cloud van Microsoft Azure.
De overgang naar clouddiensten hielp Loket.nl bij de snelle expansie. Directeur Erik Snels: “In ruim tien jaar is de applicatie Loket.nl gegroeid van 800 werkgevers met 18.000 medewerkers naar 115.000 werkgevers met meer dan één miljoen medewerkers.” Die enorme toename heeft geen negatieve gevolgen gehad voor de beschikbaarheid, prestaties en veiligheid.
Belangrijke partner
Snels verklaart dat Loket.nl en het moederbedrijf Van Spaendonck altijd naar kwaliteit, betrouwbaarheid en continuïteit van de dienstverlening kijken. Dat geldt niet alleen voor de eigen organisatie, maar ook voor de leveranciers. Een deel van de IT-taken is uitbesteed, met name van het gespecialiseerde werk zoals applicatiehosting. KPN is daarbij een belangrijke partner die helpt bij de toepassing van nieuwe technologie, prestatieverhoging en schaalbaarheid.
Kwaliteit, betrouwbaarheid en continuïteit zijn zeker bij de verwerking van salarisgegevens van groot belang. Het zou een ramp zijn als de salarissen niet op tijd kunnen worden uitbetaald, dan is half Nederland in last. Daarom is voor een infrastructuur met twee datacenters gekozen. In het zeldzame geval dat een datacenter plat gaat, kan gelijk naar het alternatief worden overgeschakeld. Loket.nl heeft er daarom voor gekozen deze infrastructuur dubbel uit te voeren. Dit kost meer, maar de Tilburgse salarisverwerker heeft dat er graag voor over. In vijftien jaar is twee keer een datacenter uitgevallen na een stroomstoring. Snels: “Het is fijn dat je dan kunt overschakelen naar een tweede datacenter.” Door redundantie in te bouwen worden de gevolgen geminimaliseerd.
Schaalbaarheid
In principe zou het ook mogelijk zijn alles naar de publieke cloud over te zetten, maar het voordeel van een private cloud is dat je daar meer invloed op hebt. Overigens heeft de private cloud van KPN dezelfde schaalbaarheid als publieke clouds, constateert Snels. Net als veel andere innovatieve bedrijven heeft Loket.nl voor een hybride cloud gekozen, een combinatie van private en public cloud. Performance en beschikbaarheid van applicaties staan bij de salarisverwerker voorop. Bij de ontwikkeling van webtoepassingen maakt de schaalbaarheid van begin af aan integraal deel uit van het ontwerp. Goed ontwerp van de onderliggende architectuur is daarom cruciaal.
De ruim 250 accountantskantoren die Loket.nl bedient en hun 115.000 klanten willen geen moment wachten. Traag reagerende online oplossingen is voor hen een gruwel. Ook de veiligheid waaraan KPN samen met Fox-IT bijdraagt is een belangrijk punt. Erik Snels moet dan ook met trots vaststellen dat de in 2013 opgerichte stichting Zeker-Online Loket.nl jarenlang als enige salarispakket heeft gecertificeerd. Afgelopen oktober kreeg ook Exact Online, een SAAS-oplossing gericht op kleinere bedrijven, zo’n certificaat.
Werkgever ontzorgd
Snels: “Loket.nl richt zich via accountantskantoren op mkb-bedrijven tot pakweg 250 werknemers, met uitschieters naar boven. De functionaliteiten zijn afgestemd op deze doelgroep. Er bestaan veel salarispakketten, maar volgens Snels zijn hiervan slechts enkele echt helemaal online. Werknemers kunnen via Loket.nl hun loonstrook inzien, verlofdagen regelen en declaraties indienen. Hun werkgevers kunnen via de applicatie allerlei zaken gemakkelijker regelen zoals de aanvraag van een loondoorbetalingsverzekering bij ziekteverzuim. Bij Achmea kan met een druk op de knop een offerte worden aangevraagd. De werkgever wordt in hoge mate ontzorgd.
Zo is bijvoorbeeld te regelen dat elke medewerker op zijn verjaardag een bloemetje bezorgd krijgt. Het hele proces tot aan de factuur toe is volledig geautomatiseerd. Loket.nl is een heel platform geworden dat meer omvat dan alleen maar een online salarisadministratie. Allerlei HR-diensten zijn erbij gekomen.”
Nauwe samenwerking
Willem Schut, Client Business Manager KPN Internedservices, ziet Loket.nl meer als een partner dan een afnemer van diensten. “Voor deze klant is de continuïteit van de dienstverlening erg belangrijk. Om dat te bewerkstelligen is een nauwe samenwerking nodig. We spreken elkaars taal. De voorkeur gaat uit naar langdurige relaties. Onlangs is het contract met KPN Internedservices weer voor drie jaar verlengd.”
Security wordt steeds belangrijker. Door strengere wetgeving en toenemend gebruik van de public cloud neemt de aandacht voor veiligheid verder toe. KPN ondersteunt Loket.nl waar mogelijk zodat aan alle huidige en toekomstige security-eisen kan worden voldaan.
