Nu we massaal thuiswerken, neemt ook het beeldbellen een enorme vlucht. Zonder gepaste voorzorgsmaatregelen kan dat grote security- en privacyblunders veroorzaken. 6 aandachtspunten voor veilig beeldbellen.
Bij veel mensen gaat een knop om zodra ze de kantoordeuren passeren. Ze gedragen zich zakelijk, professioneel, oplettend en zijn onderdeel van de bedrijfscultuur. Ook onderweg op businesstrips zijn we doorgaans alert. Thuis is dat ‘professionele bewustzijn’ er niet altijd.
Vanaf het moment dat de webcam wordt ingeschakeld voor een videocall zouden eigenlijk dezelfde gedragsregels moeten gelden als op kantoor. Dat blijkt in de praktijk niet altijd het geval. Soms met nadelige gevolgen: van gefronste wenkbrauwen bij een collega of klant tot ernstige datalekken waarvan de effecten nog lang nadreunen.
Met deze aandachtspunten verklein je de risico’s rondom beeldbellen:
1. Kies software met respect voor privacy en security
Veilig beeldbellen begint met een weloverwogen keuze voor de gebruikte software. Minimale vereisten aan een dergelijke oplossing zijn end-to-end versleuteling van de videogesprekken en de mogelijkheid om meetings te beveiligen met een wachtwoord.
Sommige oplossingen beschikken over nuttige extra functies, zoals het vervagen van de achtergrond van gespreksdeelnemers of het vervangen van deze achtergrond door een alternatieve afbeelding. Voor dergelijke functionaliteit geldt: maak er zoveel mogelijk gebruik van.
2. Let op met wat je in beeld brengt
Enkele jaren geleden maakte de Franse televisiezender TV5MONDE een pijnlijke fout. Tijdens een nieuwsuitzending waren op de achtergrond post-its met wachtwoorden zichtbaar. Het tonen van gevoelige informatie zoals wachtwoorden en klantgegevens wil je tijdens videomeetings natuurlijk koste wat het kost vermijden.
Toch zijn er meer risico’s dan het lekken van informatie. Een verzorgd uiterlijk is op kantoor misschien vanzelfsprekend, maar in een videogesprek met klanten, partners of collega’s net zo wenselijk. Het is bovendien verstandig van tevoren goed te bekijken welke privézaken precies in beeld komen. Die speelse familiefoto of opvallende poster zijn in een zakelijke videocall wellicht misplaatst.
Ten slotte: werk je samen thuis? Dan kan het zijn dat jouw beeldscherm en zakelijke aantekeningen in beeld zijn in de videosessie van je partner, en vice versa. Ook dat wil je voorkomen.
3. Waak voor onprofessioneel gedrag
Natuurlijk zitten we met zijn allen nog maar kort in een bijzondere situatie. We werken massaal thuis, en hebben daar halsoverkop een werkplek ingericht. Het is dan ook niet zo vreemd dat op allerlei socialmediakanalen ineens foto’s van thuiswerkplekken en ‘thuiswerkselfies’ verschenen. Niet alleen levert dat privacyrisico’s op omdat je allerlei zaken in beeld kan brengen, het komt daarnaast niet erg professioneel over. Wees je altijd bewust van de impact op je eigen reputatie en die van je werkgever.
4. Kijk uit met schermdeling
Schermdeling is handig bij bijvoorbeeld het geven van presentaties, maar is niet zonder risico’s. Bureaubladafbeeldingen, applicatie-iconen, bestanden, e-mails en browsertabs kunnen privacygevoelige informatie vrijgeven. Ook notificaties van bijvoorbeeld WhatsApp of e-mail kunnen jou en de andere deelnemers plotseling onaangenaam verrassen.
Dergelijke incidenten zijn eenvoudig te voorkomen. Zo bevatten veel moderne besturingssystemen een ‘Niet storen’-functie, waarmee je tijdelijk notificaties uitschakelt. Ook is het verstandig een aparte browser te gebruiken voor videobellen, of hiervoor zelfs een apart gebruikersaccount op je systeem in te richten. Schakel applicaties en notificaties in ieder geval zoveel mogelijk uit voordat je een videovergadering start.
5. Maak gebruik van een VPN-verbinding
In het buitenland en onderweg zijn veel mensen gewend een VPN te gebruiken. Thuis doen we dat nog niet massaal. Toch is het ook daar belangrijk. Thuis beschik je immers niet over de uitgebreide zakelijke securityvoorzieningen die je op kantoor beschermen. Bovendien maak je thuis meer gebruik van privéapparaten. Dan is extra beveiliging meer dan welkom.
Een VPN-verbinding versleutelt al het netwerkverkeer, ook tijdens het videobellen. Dat verkleint de kans dat derden deze data kunnen onderscheppen.
6. Zorg als werkgever voor duidelijke richtlijnen en instructies
Veel werkgevers hebben de afgelopen tijd hun personeel in zeer korte tijd van thuiswerkmogelijkheden moeten voorzien. Daarbij ligt de nadruk al snel op continuïteit: het moet vooral werken. Aandacht voor veilig en bewust gedrag wordt nogal eens vergeten. Werkgevers zijn echter ook verantwoordelijk voor het veilig gebruik van die voorzieningen. Je kunt medewerkers onzorgvuldig gedrag niet aanrekenen als zij vanuit de organisatie geen duidelijke richtlijnen hebben gekregen.
Richtlijnen voor videobellen kunnen veel ellende voorkomen. Dat kan simpel: een one-pager met duidelijke iconen en korte aanwijzingen volstaat. Ook ellenlange trainingen zijn niet nodig. Een ‘testrun’ waarin je deze richtlijnen met medewerkers doorneemt en extra nadruk legt op de hierboven genoemde zaken is vaak al voldoende.
Uiteindelijk staat of valt veilig beeldbellen met een bewuste, professionele mindset. Dat geldt op kantoor, maar ook in eigen huis.
