Als het om etiquette gaat zijn er een aantal klassieke beleefdheidsvormen die we allemaal wel kennen: geen ellebogen op tafel tijdens het eten, het bestek van buiten naar binnen gebruiken en je servet ligt gedurende het diner op schoot. Als het op het gebruik van moderne technologie aankomt is het ingewikkelder: zijn er überhaupt al regels waar we ons aan moeten houden? Online vergaderen is zo’n situatie waarin je onbedoeld collega’s of klanten voor het hoofd kan stoten.
Conference calls via een vergadernummer, Teams of mobiele telefoon kunnen enorm efficiënt zijn, maar niet als iedereen door elkaar heen praat of deelnemers zich ergeren aan anderen. Er zijn al wel wat algemene beleefdheden voor online vergaderen te onderscheiden. We delen daarom graag wat tips met je:
1. Bel op tijd in
Ook al blijf je voor een conference call vaak achter je bureau zitten, zorg toch dat je op tijd je voorbereiding treft. Gebruik de tien minuten die je normaal gesproken nodig hebt om naar een vergaderzaal te lopen en een verse kop koffie te halen om je actielijst erbij te pakken, mails over het onderwerp nog even door te nemen en de inloggegevens op te zoeken. Als een meeting om 11.00 uur begint, log dan enkele minuten van tevoren in zodat je op het afgesproken tijdstip daadwerkelijk van wal kunt steken. Niets is onbeleefder dan collega’s of klanten op je laten wachten.
2. Let op omgevingsgeluiden
Deelnemers aan een telefoniosche vergadering kunnen elkaar wellicht niet zien, maar ze kunnen elkaar des te beter horen: om die reden is geluid extra belangrijk. Gebruik bij voorkeur een systeem dat ‘HD-audio’ ondersteunt. Zo klinkt het alsof je tóch bij elkaar in een ruimte zit. Houd daarnaast rekening met omgevingsgeluiden. Als het op kantoor nogal luidruchtig is, trek je dan even terug op een rustige plek of zet je telefoon of headset op mute. Wanneer je thuis werkt, houd dan rekening met geluiden van je kinderen of de hond. Speel tijdens de vergadering ook niet ‘even snel’ een YouTube filmpje af en zet Spotify uit. Het kauwen van kauwgom is uit den boze. Aan ‘hard’ ademen of zuchten in de microfoon kun je niet altijd iets doen, maar wees je hier wel van bewust. Schaf eventueel een geluiddempende microfoon aan. De belangrijkste tip is misschien wel: mute jezelf als je langere tijd luistert en niets zegt.
3. Zorg dat alles naar behoren werkt
Als er in een online vergadering discussies gevoerd moeten worden, is het niet handig wanneer de helft van de deelnemers slecht te verstaan is. Let er daarom op dat de apparatuur goed werkt. Een headset van een tientje is niet van de gewenste kwaliteit, maar aan een dure wireless headset die niet opgeladen is heb je ook weinig. Controleer je spullen daarom regelmatig. Ben je de organisator van een meeting en wil je een presentatie met de deelnemers delen? Zet de presentatie dan van te voren klaar, met z’n allen wachten tot de presentatie geladen is, is niet zo efficiënt.
4. Wees georganiseerd
Net als een ‘gewone’ vergadering wordt een conference call met een reden belegd. Zorg er daarom voor dat er een agenda beschikbaar is en dat die op tijd naar de deelnemers wordt gestuurd. Wijs een voorzitter aan die de vergadering kan leiden. Om de conference call te verlevendigen is het een goed idee om je scherm te delen en bepaalde documenten of presentaties te laten zien. Let er bij het delen van je bureaublad dan wel op dat je niet-relevante internetpagina’s of programma’s van tevoren sluit. Denk er bij een video-call ook even aan dat je 'dressed for the occasion' bent als je vanuit thuis werkt. Geen huispak of pyjama, maar kleed je alsof je naar je wer zou gaan.
5. Wees geconcentreerd
De verleiding om tijdens een conference call je Facebook, Instagram of Twitter te checken is groot, maar doe dat niet en blijf alert. Zodra je de concentratie verliest, kun je geen waardevolle bijdrage meer leveren en is de kans groot dat je dingen mist. Als je je concentreert verklein je ook het risico dat je vanuit het niets door mensen heen begint te praten. Dat is niet alleen onbeleefd richting diegene die aan het woord was, maar ook verwarrend voor de rest van de deelnemers. En wees eens eerlijk: als de rest van de deelnemers tegenover je zat zou je ook je telefoon er niet bij pakken om je social media te checken, toch?
Deze regels zijn over het algemeen geen rocket science. Anders dan op een borrel of in een restaurant hoef je niet te peinzen over hoe je het wijnglas vast moet houden of welke hapjes met de hand gegeten mogen worden. Het in acht nemen van de etiquette voor online vergaderen is een kleine moeite, maar het is cruciaal voor de sfeer en effectiviteit tijdens de vergadering.
