Hybride werken bij bol.com: zo pakken ze dat aan

“Bol.com’ers konden ook vóór corona thuiswerken, maar het maakte bepaald geen deel uit van onze cultuur”, vertelt Philip Kaufmann, Director HR Strategy & Analytics van bol.com. Hij is tevens verantwoordelijk voor het crisis-managementteam bij het bedrijf. “Als bol.com’ers zijn we altijd erg blij om met z’n allen in ons gebouw te zijn. Om samen werk uit te voeren, te creëren, maar ook om te ontspannen en te sporten. We vieren er samen onze successen of wonen presentaties bij in ons auditorium. De Plaza – de middenplek van ons gebouw waar je samenkomt voor informele meetings – is dan ook altijd erg levendig. We waren vóór corona wel bezig met een visie op thuis- en hybride werken, maar dat stond op een laag pitje.”

eBook: Werken vanuit het buitenland

Van Spanje tot Benin: 4 ondernemers delen hun tips voor werken vanuit het buitenland.

Download

Startsein

Met het uitbreken van de pandemie schoot dat lage pitje naar niveau wokbrander. Het Utrechtse bol.com-kantoor sloot meteen de deuren en iedereen – ruim 2.000 medewerkers – werkte vanaf het ingaan van de maatregelen thuis. De overstap verliep vlot, mede door een snelle, maar goede voorbereiding; de pandemie zat er immers al een paar weken aan te komen. In twee dagen waren drieduizend VPN-verbindingen klaar voor gebruik. Het was voor het management het startsein om hybride werken definitief stevig in de steigers te zetten.

Daan Meijer is Senior Compensation & Benefits Specialist. “In het begin was het beleid nog vrij ad hoc: bol.com’ers konden een bureaustoel komen halen en leidinggevenden checkten iets vaker dan normaal persoonlijk met hun medewerkers in. Na een maand of drie was het wel duidelijk dat dit veel langer zou gaan duren. Toen zijn we breder gaan kijken naar wat mensen nodig hadden. Ook om voor te sorteren op de toekomst, waarin thuiswerken een grotere rol gaat krijgen.”

Thuiswerkplek

Een goede thuiswerkplek bleek voor veel medewerkers de eerste horde die ze moesten nemen. Meijer organiseerde samen met collega’s in een projectgroep dat alle bol.com’ers gratis een thuiswerkplek konden bestellen bij Ahrend, een grote producent van kantoorbenodigdheden. Meijer: “We startten een webshop in de bol-stijl waarop medewerkers een complete thuiswerkplek in bruikleen konden aanvragen.” Kaufmann: “Typisch bol.com om dat zo te doen, mét een knipoog, helemaal in onze eigen look and feel.”

Samen plezier hebben in het werk en mentaal welzijn vormen belangrijke pijlers voor het e-commercebedrijf. “Vandaar dat we al snel na het uitbreken van corona programma’s zijn gestart om die op peil te houden en te verbeteren”, vertelt Kaufmann. “Allerlei tips, tricks en toolkits zijn beschikbaar. Van online yoga en ademhalingssessies tot een presentatie van een oud-Olympiër over mentale gesteldheid en een online pubquiz met 1.500 man. Dat soort dingen organiseren we centraal, maar je ziet ook dat collega’s het onderling oppakken. Ze helpen elkaar, zoeken elkaar op en delen tips en tricks vervolgens weer met andere teams.”

Digitale transformatie

Hoe blijf je mentaal fit en hoe blijf je op een leuke manier samenwerken met elkaar? Dat zijn wat Kaufmann betreft de belangrijkste vragen bij de overgang naar thuis- en hybride werken. Een ander punt waarop veel ondernemingen vastlopen bij die overgang is de digitale transformatie, maar dat is bij een techbedrijf als bol.com bijna een non-issue.

Kaufmann: “We gebruikten altijd al software waarmee je op elke plek kunt werken. En met platforms als Microsoft Teams en Facebook Workplace konden we de overstap naar thuiswerken makkelijk maken. Okay, we hebben de afgelopen tijd natuurlijk meer mogelijkheden ontdekt in bijvoorbeeld Teams. Maar we hoeven zeker geen enorme stap te zetten om hybride werken op ict-gebied mogelijk te maken. Ook security is bij ons geborgd, dat is iets waar we als techbedrijf altijd al heel streng op zijn geweest.”

Cultuur van samenwerken

Inmiddels is bol.com een groot programma gestart om na de crisis hybride werken definitief in te bedden in de bedrijfsvoering. Régine Endtz leidt als People& Business Manager sinds februari de taskforce die verantwoordelijk is voor de invoering ervan. “De cultuur van samenwerken is heel sterk bij bol.com, heb ik gemerkt. Ondanks dat je niet fysiek bij elkaar zit. Autonomie, flexibiliteit en vertrouwen zijn belangrijke kernwaarden voor onze medewerkers. Hybride werken past daar heel goed bij.”

Ondertussen wordt die manier van werken steeds concreter bij het bedrijf. “We delen momenteel al ‘wildcards’ uit. Daarmee mag een beperkt aantal bol.com’ers weer naar kantoor komen als ze om persoonlijke of bedrijfstechnische redenen niet thuis kunnen werken. Binnen de geldende coronaregels natuurlijk. Uiteindelijk willen we iedereen zelf laten bepalen op welke plek ze welk werk willen doen. En onze Inspiration Day deden we dit jaar helemaal online. Al onze medewerkers kwamen samen in BolVille, een platform waarop ze workshops en presentaties live konden bijwonen, maar ook later konden terugkijken, zonder limiet aan het aantal aanwezigen. Dat werkte digitaal dus heel goed en bracht, net als de fysieke versie, verbinding en inspiratie.”

Ultieme hybride werkplek

Om een ultieme hybride werkplek voor elkaar te krijgen, ligt er inmiddels een ontwerp voor de aanpassing van het bol.com-hoofdkantoor in Utrecht. Endtz: “Het wordt nóg meer een ontmoetingsplek, waar je komt om samen te zijn, samen te werken en van elkaar te leren.” Concreet betekent dat minder bureaus, meer ruimtes om op een scrum- of cross-functionele manier te werken en een complete toren waarin straks teamdagen en trainingen georganiseerd kunnen worden.

Kaufmann: “Dan hoeft niet iedereen meer stad en land af te reizen naar een passende omgeving, maar bieden we die inspirerende omgeving voortaan zelf.” Om een campusgevoel aan het kantoor in Utrecht te geven, hoeft er bij bol.com niet veel te veranderen. Kaufmann: “We boden al een hoop aan van wat je gewend bent te zien in reportages over Silicon Valley. Een gym bijvoorbeeld, sportfaciliteiten, een supermarkt, restaurant en bar.” 

Onomkeerbaar

De beweging naar hybride werken is volgens Kaufmann en Endtz onomkeerbaar. “Als je als werkgever die flexibiliteit straks niet biedt, vrees ik dat je de boot gaat missen”, denkt Kaufmann. Endtz: “Flexibiliteit staat in de top-4 van wat mensen verwachten van hun werkgever, dus hybride werken is ook gewoon een propositie naar je werknemer.”

En zelfs al is het kantoor nog zo aantrekkelijk, Kaufmann verwacht niet dat bol.com’ers er straks weer massaal vijf dagen willen zitten. “Uit intern onderzoek blijkt dat werknemers het liefst 2 à 3 dagen per week op locatie werken. Gelukkig matcht dat mooi met wat leidinggevenden willen; zij zeggen dat ze hun team 2 à 3 dagen op kantoor nodig hebben. Dat is ook waar we ons op richten, dus het geeft ons het idee dat we de juiste dingen aan het doen zijn.”

Gratis leaflet

In onze gratis leaflet helpen Philip Kaufmann en Régine Endtz van Bol.com jou vast op weg met je hybride meetings. In 6 handige tips. Download 'm nu.