De coronacrisis dwong ons het thuiskantoor in. Maar zijn we al klaar voor de volgende stap: hybride werken? Michel Bouman is Territory Channel Manager Modern Work en Teams-specialist bij Microsoft. Wat moet er volgens hem aan onze mindset veranderen om hybride werken mogelijk te maken? En welke technologische ontwikkelingen gaan daarbij helpen?
Terug naar ‘het oude normaal’ gaan we niet meer, volgens Michel Bouman. “Uit onderzoek blijkt dat 75 procent van de business leaders verwacht dat er op z'n minst gedeeltelijk vanuit huis gewerkt blijft worden. Dit is verdubbeld in vergelijking met een jaar geleden. Hoeveel dagen, daar verschillen de meningen over, maar 5 dagen per week terug naar kantoor is er in ieder geval niet meer bij.”
Je kunt ook moeilijk anders als je naar de feiten kijkt, vindt hij. “De kosten zijn lager, de productiviteit is hoger: werk waar iemand normaal 8 uur voor nodig heeft, gebeurt nu in 4 of 5 uur. Thuiswerken is duurzamer en werknemers willen het ook graag. Het geeft ze vrijheid en ze kunnen meer zichzelf zijn.”
Digitale transformatie met Teams
Bouman is dagelijks bezig met de vraag hoe ons werk er in de toekomst uit gaat zien. Voor Microsoft helpt hij grote en MKB-ondernemingen om de digitale transformatie te maken. Hij is onder meer specialist op het gebied van Teams, waarover hij vertelt in de populaire podcast Teams Talk. “Corona is een niet te onderschatten factor geweest in het proces van digitale transformatie. De eerste drie maanden nadat het virus uitbrak, stonden gelijk aan drie jaar digitale transformatie.” Eén ding is zeker wat hem betreft: hybride werken wordt de standaard ná corona: mensen werken deels op kantoor en deels op een andere plek.
Om hybride werken op een goede manier mogelijk te maken, zijn drie elementen van belang: de fysieke werkplek, de mindset van medewerkers en management, en technologie. Bouman: “We werken tijds- en locatieonafhankelijk, in de cloud en output-gedreven. Het kantoor krijgt daarom een andere functie. Het wordt veel meer een ontmoetingsplek, een clubhuis. Bij de verbouwing van ons Microsoft-gebouw, een paar jaar geleden, is daar al rekening mee gehouden. Alles is erop gericht om elkaar te ontmoeten, om samen te werken. Met collega’s, maar vooral ook met partners van andere bedrijven. Het is een volledig slim gebouw met enorm veel datapunten. Op basis van die data wordt bijvoorbeeld bepaald waar het licht aan of uit is en welke ruimtes beschikbaar zijn.”
Viva Insights als management-tool
Data zijn niet alleen belangrijk voor het gebouw, aldus Bouman. “Het onlangs aangekondigde Viva Insights wordt straks voor managers een belangrijke tool. Daarmee kunnen ze op basis van data de productiviteit, maar zeker ook het welzijn van medewerkers verbeteren. De tools geven je bijvoorbeeld inzicht in werkpatronen die kunnen leiden tot burn-out en stress. Denk aan veel in de avonduren werken, te veel meetings of te weinig focustijd.”
Data- en outputgedrevenheid zijn volgens Bouman niet te onderschatten voorwaarden voor hybride werken. “Je ziet dat werkgevers en werknemers wat dat betreft op één spoor zitten. De groep die het er lastig mee heeft, is het middenmanagement. Dat is vaak nog gewend om aan te sturen op basis van controle. Maar we moeten naar aansturing op basis van vertrouwen. Een andere mindset dus. Of je je werk in 8 uur of 5 uur doet, is niet meer relevant. Als je maar het best mogelijke resultaat levert en uiteindelijk het maximale uit jezelf haalt.”
eBook: Thuiswerkgids voor het mkb
Hoe blijf je als team goed en veilig samenwerken op afstand? Ontdek je rechten en plichten als werkgever in onze thuiswerkgids voor het mkb.
DownloadNieuwe features in Teams
Technologie is volgens Bouman de overkoepelende factor die hybride werken mogelijk maakt. “Zonder technologie geen verbinding. Dat merken we nu thuiswerken de norm is, maar dat speelt ook straks als we de overstap maken naar hybride werken.” Waar corona onze mindset in recordtempo heeft veranderd, zijn de technische mogelijkheden om samen te werken ook in sneltreinvaart verbeterd. Bouman neemt Teams als voorbeeld: “We hebben het afgelopen jaar meer dan 100 nieuwe features uitgebracht, wat echt een bizar hoog aantal is. Van breakout rooms en meeting-samenvattingen tot mogelijkheden voor professionele webinars en grote live-events. Teams als platform was er al vóór Covid, dus konden we volop doorontwikkelen.”
Er komt echter een aantal grote ontwikkelingen aan die van cruciaal belang zijn. Artificial Intelligence, bijvoorbeeld. Bouman: “Een meeting ziet er straks zo uit: we zitten in een halve nul bij elkaar, een aantal mensen fysiek aanwezig in de ruimte, een aantal virtueel. We hebben een groot scherm voor ons waarop aan de linkerkant alle acties verschijnen die we bespreken. Een virtuele assistent als Microsoft Cortana herkent wie wat zegt, maakt notulen en zorgt ervoor dat alle actiepunten netjes op een rij komen te staan. Dat soort zaken zijn allemaal automatiseerbaar. En dat is belangrijk, want daardoor kunnen we veel meer aandacht besteden aan de kwaliteit van de connectie tussen ons als mensen.”
Ook Mixed Reality (MR) gaat ons besef van werklocatie veranderen, denkt Bouman. “Waar je in Virtual Reality (VR) helemaal in een computerwereld zit, brengt MR de echte wereld en hologrammen samen. Daarmee kun je bij iemand thuis op de bank zitten terwijl je fysiek ergens anders bent. Ik las laatst iets van een wetenschapper, die vertelde dat onze hersenen binnen 10 jaar, 90% van alle hologrammen als echt gaan waarnemen.”
Eindgebruiker centraal
Met zo veel technische kansen is het voor ontwikkelaars misschien makkelijk om ‘over de hoofden van de eindgebruikers heen’ te ontwikkelen. Marco Gianotten van onderzoeks- en adviesbureau Giarte zei onlangs op The Digital Dutch dat hij de eindgebruiker van technologie nog te vaak niet centraal vindt staan: ‘We zullen werkstijlen, werkgeluk en menselijke productiviteit als uitgangspunten moeten nemen’, aldus Gianotten.
Is Bouman het daarmee eens of gebeurt het volgens hem wél genoeg? “Vroeger moesten we leren hoe technologie werkte. De laatste jaren zie je steeds meer dat programma’s werken zoals je verwacht. Dus als je langs een Albert Heijn loopt, weet je telefoon dat en opent de AH-app. Of je gaat een vergadering in en alle relevante bestanden voor de onderwerpen die je gaat bespreken staan al klaar, daar hoef je zelf dus niet meer naar om te kijken. Technologie vormt zich veel meer naar wat wij willen doen als mens, in plaats van dat wij ons aan moeten passen aan de technologie. En dat kan ons alleen maar helpen. In ons werk én in ons mens-zijn.”
