Teams, het snelst groeiende onderdeel van Microsoft 365, maakt het werken nog efficiënter én leuker. De komende maanden wordt een grote serie innovaties uitgerold die medewerkers zullen aanspreken. De belangrijkste innovaties van deze Teams update uit 2020 ontdek je in dit artikel.
Of je nu thuis in je eentje zit te werken en vaak met collega’s of klanten moet vergaderen, of je als hele organisatie productiever wilt worden: Microsoft Teams biedt voordelen voor de gehele zakelijke markt. Teams breidt zo snel uit dat de kans groter is dat het bestaan van nieuwe features aan je voorbijgaat. Daarom beschrijven we hier een selectie van de beste aankondigingen die Microsoft onlangs deed in hun update.
Microsoft Teams factsheet
Microsoft Teams is het platform waar samenwerken centraal staat en waarop alle communicatie samenkomt. Kom alles te weten over MS Teams in onze factsheet.
23 nov 2023
In de nieuwe update van Teams wordt stress aangepakt
De groei van het aantal Teams-meetings is explosief. Zeker nu veel mensen thuiswerken, is het videovergaderen een dagelijkse bezigheid geworden. De ene meeting is nog niet voorbij of de volgende komt er alweer aan. De echte vergadertijgers zullen dat heerlijk vinden, maar voor sommigen kan dit allemaal een beetje te veel van het goede worden.
Teams houdt daar rekening mee. Microsoft wil niet alleen voor meer productiviteit zorgen, maar houdt ook steeds meer ieders welzijn in het oog. De app helpt te voorkomen dat medewerkers vermoeid raken.
Lees ook: productief thuiswerken met 11 tips van een thuiswerkcoach
Meditatie
In het menu komt een knop die inzicht geeft in je dagindeling en de stress die een te druk programma kan opleveren. Je krijgt een waarschuwing als de ene meeting direct op de andere volgt en er geen pauze meer zit tussen vergaderingen. De software kijkt ook naar je takenlijstje. Als schema’s te veel worden volgepropt kan de app suggereren een vergadering van bijvoorbeeld een uur in te korten tot drie kwartier.
Ook kan de organisator een seintje krijgen dat het tijd wordt om af te ronden. Deelnemers kunnen de melding krijgen dat een vergadering nog vijf minuten duurt. Mogelijk gebruiken ze die tijd liever om even kort de volgende vergadering voor te bereiden. Af en toe moeten mensen kunnen uitblazen, de boog kan niet continu gespannen zijn. Toch kunnen deelnemers oververmoeid raken. Ook stress ligt op de loer. Om dat te voorkomen biedt Teams een integratie met Headspace, een platform om te mediteren of een mindfulness-training te doen.
Burnoutalarm
Nu de onzekerheid over werk en inkomen toeneemt en het kantoorwerk ingrijpend is veranderd, dreigen meer mensen het slachtoffer te worden van een burn-out. Binnen Teams biedt Workplace Analytics managers een soort elektrocardiogram dat aangeeft hoeveel veerkracht een organisatie heeft. Ze worden gewaarschuwd als het risico op burn-outs groot is. Ook zien ze hoe sterk de banden zijn tussen medewerkers onderling en met klanten.
Een andere vernieuwing is dat Microsoft de virtuele vergaderingen zo levensecht mogelijk probeert te maken. De keur aan settings wordt flink uitgebreid. Zo zijn een auditorium, meer intieme vergaderruimte en de vertrouwde pauzehoek nagebouwd. De deelnemers aan een meeting zijn op verschillende manieren bij elkaar te plaatsen, net zoals dat in de fysieke wereld gebeurt. En net als bij grote conferenties kunnen naast plenaire bijeenkomsten ook kleinere sessies worden gehouden.
Breakout room
Teams krijgt ook aparte zaaltjes en spreekkamers. Groepen kunnen zich afsplitsen in virtuele breakout rooms om even in kleiner verband de koppen bij elkaar te steken. Als het weer tijd is voor algemeen overleg kan de voorzitter aan die onderonsjes een eind maken en de voltallige vergadering hervatten. Teams biedt alle tools om dit mogelijk te maken. De voorzitter drukt op de knop ‘breakout room’. Vervolgens stuurt hij naar alle kamers het bericht dat iedereen in de grote vergaderzaal wordt verwacht. Met een paar muisklikken zijn alle deelnemers weer opgetrommeld.
Lees ook: de etiquette van online vergaderen
Meer meeting layouts
De hele layout van de ‘meeting window’ kan bij de update van Teams worden gewijzigd. Daar komen verschillende opzetten voor. Zo krijgen presentatoren meer mogelijkheden om de toehoorders bij hun presentatie te betrekken.
Ze kunnen zich bijvoorbeeld bij een PowerPoint-slide op de voorgrond plaatsen. Daarbij komen ze net als een weerman vol in beeld. Dat trekt meer aandacht dan een ‘sprekend hoofd’ ergens in het hoekje van het scherm.
Notulen in Teams
De hele Teams-ervaring wordt verbeterd, niet alleen tijdens een videovergadering maar ook voor en na de meeting. Van een vergadering komt snel een samenvatting beschikbaar. Ook voor mensen die een meeting hebben gemist, is het handig meteen alle notulen te hebben.
Bij dit vergaderverslag zitten de opname, vertaling, chat en alle bestanden die zijn gedeeld. Deze informatie wordt automatisch gedeeld in het Chat-tabblad van de meeting. In het tabblad Details wordt alles zichtbaar.
Contactloos werken en telefonie
Verder krijgt Teams Rooms functionaliteit die medewerkers in staat stelt naar kantoor terug te keren zonder dat gezondheid en veiligheid in het geding komen. Zo hoef je tijdens overleg niets meer aan te raken. De Room remote app, Teams casting en spraakassistentie met Cortana maken contactloos werken mogelijk. De app komt daarmee tegemoet aan de veranderende werkwijzen als gevolg van Covid-19.
De belervaring wordt verder verbeterd. Microsoft komt met een meer gestroomlijnde weergave. In een oogopslag worden contacten, voicemail en belgeschiedenis zichtbaar. Dit maakt het makkelijker een gesprek op te zetten of een telefoontje te beantwoorden. Nu is ook een belwachtrij aan een kanaal te koppelen. Zo ontstaat een soort contactcenter ‘light’. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn voor een IT-helpdesk.
Bij de update krijgt Teams krijgt ook meer ondersteuning voor SIP-telefoons, ook wel VOiP-phones of –clients genaamd. Zo kunnen bedrijven hun bestaande telefoons blijven gebruiken. De barrières om ook telefonie naar Teams te verhuizen worden zo steeds lager. De telefonie wordt geïntegreerd met andere calling features en meeting functies. Het maakt daarbij niet uit of je alleen van pc naar pc kunt bellen of ook met een vast nummer uit kunt bellen en bereikbaar bent. Features als call recording, 1:1 calls, automatische vertaling en live ondertiteling zijn mogelijk. Ook zijn er opties zoals het opnemen van gesprekken.
