We zijn inmiddels aan thuiswerken gewend. Toch blijft het soms een beetje improviseren. Inmiddels realiseren steeds meer werknemers zich dat zo’n kantooromgeving ook best praktisch is. Hoe creëer je zo’n omgeving thuis? Gelukkig zijn een heleboel mensen je al voorgegaan als het gaat om werken op plekken die niet altijd voor de hand liggen. Managing partner Joost Cornelissen is een van hen.
Altijd op kantoor moeten zitten, dat leek Joost Cornelissen al in het begin van zijn carrière helemaal niets. Toen hij na zijn studie samen met een compagnon een eigen bedrijf startte in het ontwikkelen van digitale klantomgevingen spraken ze één ding duidelijk naar elkaar uit: laten we zoveel mogelijk onze vrijheid behouden. Cornelissen: “Zoiets is natuurlijk gemakkelijk gezegd en gedaan als je met z’n tweeën bent, maar toen er sprake was van het in dienst nemen van anderen besloten we dat het daadwerkelijk een belangrijke waarde vormde van onze organisatie.” Niet alleen voor henzelf, verduidelijkt hij, evengoed voor hun werknemers.
Mens wil vrij zijn
“Van ieder jaar een paar keer langere tijd in het buitenland zitten krijg je gewoon ongelooflijk veel energie. En ook in loondienst is dat prima mogelijk, hebben wij bewezen. Het is bij ons heel normaal om bijvoorbeeld na je vakantie er op die plek nog een paar weken aan vast te plakken en ook thuiswerken kan volop. Er zijn zelfs mensen die permanent in het buitenland wonen. Tegelijkertijd zijn er ook medewerkers die het liefst gewoon naar kantoor komen, dat kan natuurlijk ook.” Dat niets ‘moet’ maar dat je zelf mag kiezen, maakt werk al een stuk leuker, aldus de managing partner. “De mens wil nou eenmaal vrij zijn. Er zijn volop mensen die precies om die reden ervoor kiezen bij ons te werken, ook als ze ergens anders meer kunnen verdienen.”
Maar hij is ook eerlijk: deze mate van flexibiliteit is niet voor iedereen weggelegd. Er komt zelfs een strenge, week-lange assessment aan te pas waarbij een potentieel personeelslid op freelancebasis wordt ingehuurd om te zien of zij of hij kan omgaan met zoveel zelfstandigheid. Cornelissen: “Het nemen van verantwoordelijkheid is belangrijk, net als helder kunnen communiceren en het nakomen van je afspraken. Omdat je niet letterlijk tegenover elkaar zit en meestal geen idee hebt waar de anderen mee bezig zijn, moet je elkaar goed op de hoogte kunnen houden. Verwacht je dat iets mogelijk uitloopt? Dan laat je dat van tevoren weten, zodat de ander kan zorgen voor een back-upplan en niet onnodig op jou zit te wachten.”
“Of: heb je voor twaalf uur werk terwijl je maar zes uur aan de slag gaat? Wees realistisch en geef vervolgens meteen door wat je wel en niet waar kunt maken. Dat is wat we ’s ochtends allemaal als eerst besluiten.” Het zit ‘m in kleine dingen, vervolgt hij, maar die zorgen er wel voor dat je een stuk fijner en handiger samenwerkt.
eBook: Werken vanuit het buitenland
Van Spanje tot Benin: 4 ondernemers delen hun tips voor werken vanuit het buitenland.
DownloadRekening houden met elkaar
Op tijd zijn is een groot goed als het gaat om remote werken, vindt Cornelissen. “Een meeting begint bij ons exact op het afgesproken tijdstip. Doordat iedereen zorgt dat hij aanwezig is gaan geen kostbare minuten verloren. Hoe vaak zit je tijdens een remote vergadering niet vijf of tien minuten te wachten omdat iemand ‘nog even’ koffie moet halen? Zo frustrerend, alsof de rest niet van alles te doen heeft.” Onderlinge belletjes duren ook nooit langer dan een half uur. Of je nu een drukke agenda hebt of je je op een tropische plek bevindt en zo snel mogelijk een duik in het zwembad wil nemen: je wilt niet onnodig tijd verspillen, lacht Cornelissen.
Zelf was hij de eerste paar jaar gemiddeld twee maanden per jaar weg, verdeeld over meerdere reizen. Van Griekenland tot Spanje, van stad tot strand, van Thailand tot Zuid-Afrika. Soms ook samen met zijn compagnon: dat ze allebei niet ‘aanwezig’ waren maakte dankzij de volledige remote manier van werken geen enkel verschil. Uitzonderingen zijn incidentele ontmoetingen met al dan niet potentiële klanten. Maar ook zij worden zo snel mogen geïntroduceerd binnen de werkwijze – vrijwel altijd tot ook hún grote tevredenheid. Cornelissen: “Het is al meer dan eens gebeurd dat een klant onze manier van werken kopieerde.”
Geen e-mail meer
Een van de vereisten van remote werken is volgens Joost Cornelissen het vrijwel volledig schrappen van e-mailverkeer. “Alle communicatie verloopt via project-gerelateerde tools. Op het moment dat iemand aan de andere kant van de wereld zit en voedselvergiftiging krijgt, en diegene heeft net een paar belangrijke mails over en weer gestuurd met een klant, wil je niet dat de laatste afspraken alleen in de inbox staan van die persoon. Dat moet gewoon beschikbaar zijn voor iedereen voor wie dat relevant is.” Nieuwe klanten worden dus ook zo snel mogelijk betrokken bij deze platforms en zo nodig herinnerd aan het belang ervan. Acquisitie verloopt, net als bijna overal nu, gewoon via videocalls.
Ook een goede: gebruik een online whiteboard-tool tijdens een virtuele meeting en zorg dat iedereen deze vooraf al heeft geïnstalleerd. Cornelissen: “Bij ons kan iemand die even iets wil verduidelijken die zó tevoorschijn toveren. Dat maakt zo’n meeting ineens veel leuker en interactiever.” En als er sprake is van remote projectleden vindt de dagelijkse stand-up niet standaard in de ochtend plaats, maar wordt gekeken waar de overlap zit in tijdzones en leefritmes. “Om die reden is Japan zo’n beetje de max tot waar mensen kunnen gaan. Nieuw-Zeeland en Australië zijn vanwege het grote tijdverschil uitgesloten.”
Remote bedrijfscultuur
In hoeverre remote werken onderdeel vormt van zijn visie, merkte Cornelissen onlangs weer eens, toen hun bedrijf Qikker tien jaar na oprichting met het bijna driedubbel zo oude Oberon samenging. “Daar waren ze bijvoorbeeld echt nog van de vaste werktijden en het standaard aanwezig zijn op kantoor. Wel vonden ze onze bedrijfscultuur en visie op remote werken heel interessant en zijn we nu druk bezig om ook hun medewerkers kennis te laten maken met meer vrijheid en flexibiliteit.” De managing partner lacht: “Zelf zeiden ze: we weten eigenlijk ook niet waarom we nog zo op die oude waarden hamerden.”
Met de komst van de pandemie waren Cornelissen en zijn team in ieder geval perfect voorbereid op het móeten thuiswerken.
Benieuwd naar meer thuiswerktips van andere digital nomads? Bekijk dit artikel over digital nomads of lees het interview met digital nomad Sharon.
