Wat is flexwerken en is het een toekomstbestendige oplossing?

Nog nooit in zijn tweehonderdjarige bestaan is de kantoorwereld zó plots en volledig op z’n kop gezet als door de coronapandemie. Het virus noopte ons tot massaal thuiswerken, dat stilaan plaatsmaakt voor hybride werken: een deel van de tijd werken we op kantoor en een deel thuis. Dit vraagt om nieuwe manieren van werken en andere kantoorconcepten. Om daar invulling aan te geven, kunnen we leentjebuur spelen bij het aloude concept van flexwerken.

Wat is flexwerken?

Flexwerken staat – vanzelfsprekend – voor flexibel werken, waarbij het draait om tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken (TPAW). Door de opkomst van moderne ICT-technologieën zoals (breedband)internet, de cloud en tools om samen te werken maakt het niet meer zo veel uit waar en op welk apparaat je werkt. Flexwerken voegt daar de vrijheid aan toe om je eigen werktijden te bepalen. Oftewel: resultaten zijn belangrijker dan vaste tijdstippen. 

Meestal wordt bij flexwerken afgestapt van vaste werkplekken – ten faveure van zogeheten flexwerkplekken die door alle flexwerkers kunnen worden gebruikt. Het invoeren van flexwerken heeft vrij veel om handen en kent verschillende fases: van het maken van individuele afspraken met medewerkers tot een bedrijfsbrede flexwerkcultuur en het wezenlijk onderdeel zijn van de managementstrategie.

Het verschil met Het Nieuwe Werken en activiteitgerelateerd werken

Flexwerken, Het Nieuwe Werken, activiteitgerelateerd werken: is het allemaal hetzelfde? Het zijn in ieder geval allemaal flexibele werkconcepten, die zeer verwant zijn aan elkaar. De term Het Nieuwe Werken (HNW) werd in 2005 geïntroduceerd door Bill Gates. Het is een bepaalde invulling van flexwerken, waarbij het naast om TPAW ook gaat om bijvoorbeeld veranderingen in de arbeidsverhoudingen. Veel experts zien HNW en flexwerken overigens als synoniemen.

Activiteitgerelateerd werken (AGW) is een kantoorconcept waarmee je flexwerken kunt inrichten. Bij AGW zijn er in een kantoor verschillende soorten werkplekken die aansluiten bij de activiteiten van werknemers, zoals stilteruimtes, belhokken, koffiecorners, vergaderruimtes en bureaus. Het idee daarbij is dat niemand een vaste werkplek heeft; mensen kiezen altijd voor een werkplek die het best aansluit bij de activiteit die ze op dat moment willen doen.

De voordelen van flexwerken

Flexwerken kent, mits juist uitgevoerd, een aantal voordelen:

• Productiviteit: bijna alle organisaties die gaan flexwerken, rapporteren een (beduidend) hogere productiviteit.
• Besparen op kantoorkosten: vaste werkplekken verruilen voor flexplekken kan besparingen van tientallen procenten opleveren op vastgoed-, facility- en energiekosten.
• Betere werk-privébalans: medewerkers hebben doorgaans een beter evenwicht tussen werk en privé dankzij onder meer de toegenomen flexibiliteit en de afgenomen reistijd.
• Meer medewerkerswelzijn en minder verzuim: minder reistijd, meer vertrouwen en een betere werk-privébalans leiden tot gelukkigere en gezondere werknemers en daardoor tot minder ziekmeldingen. Bovendien zijn medewerkers er loyaler door, wat zich uitbetaalt in onder andere hogere productiviteit en lagere recruitmentkosten.
• Goed imago: flexwerken wordt gewaardeerd door werkzoekenden, met name onder de jongere generaties millennials en generatie Z
• Duurzaamheid: thuiswerken is goed voor minder woon-werkverkeer en reduceert dus de uitstoot, daarnaast gaat flexwerken in principe gepaard met papierloos werken.

Maar er zijn ook nadelen

Minpunten van flexwerken zijn er ook, zoals:

• Valkuilen: bij het implementeren zijn er behoorlijk wat valkuilen, zoals een andere leiderschapsstijl doorvoeren, nieuwe manieren van werken implementeren, voldoende draagkracht creëren bij het management en waarborgen dat de sociale cohesie in stand blijft.
• Communicatie: als de communicatie met thuiswerkers niet goed geregeld is – zowel wat betreft technologie als qua afspraken en beleid – kan de intercollegiale samenwerking daaronder lijden.
• Geluidsoverlast: organisaties kiezen vaak voor open kantoorruimtes, waar medewerkers vaak geluidsoverlast ervaren.
• Verslechterde werk-privébalans: bepaalde thuiswerkers hebben de neiging om thuis te veel hooi op de vork te nemen, waardoor hun werk-privébalans niet verbetert maar juist verslechtert.
• Vrije werkplekken: als uitdagingen rondom het vinden en boeken van vrije werkplekken niet worden getackeld, kan het zijn dat medewerkers geen of niet de juiste werkplek kunnen vinden.

Hoe ziet het flexkantoor van de toekomst eruit?

Allereerst de verhouding: waar voorheen de verhouding over het algemeen 70 procent (flex)werkplekken en 30 procent gedeelde ruimtes zoals koffiecorners en vergaderruimtes is, wordt dat nu bij benadering 50-50. Binnen het hybride werken wordt het kantoor immers dé plek voor samenwerken en samenkomen, terwijl we thuis focuswerk gaan doen. Over een jaar of tien, zo voorspellen experts, gaan we zelfs naar 30 procent werkplekken en 70 procent gedeelde ruimtes. Nog een grote verandering: er klinken veel geluiden dat de kantoortuin gaat verdwijnen uit de flexkantoorconcepten. Mensen zouden best hun vaste werkplek willen opgeven, maar dan moeten ze wel ergens rustig kunnen werken zonder de wijk te moeten nemen naar hun thuiskantoor.
Tot slot: smart office-technologie gaat (nog meer) een sleutelrol spelen. Dankzij onder meer werkpleksensoren en apps kunnen medewerkers gemakkelijk de juiste werkplek voor hun activiteit vinden, de beschikbaarheid van bepaalde werkplekken controleren alsmede zien wanneer collega’s op kantoor zijn en waar ze zich nu bevinden. Een smart office helpt daardoor om een heleboel praktische uitdagingen van het flexwerken te tackelen.