Videobellen kan veel effectiever en leuker. Online vergaderingen hoeven beslist niet saai en eentonig te zijn. Ook vergeten medewerkers vaak dat ze ook in virtuele contacten met klanten het visitekaartje van hun bedrijf vormen. Hoe maak je videoconferenties interessanter en minder vermoeiend, niet alleen voor je zelf maar ook voor je toehoorders?
Videovergaderen is dagelijkse kost geworden voor medewerkers in teams. Om met collega's te overleggen of klanten te spreken, wordt dagelijks de webcam aangezet. Met de overgang op thuiswerken raakte het videobellen via apps als Teams in zwang.
Tips voor beter gebruik van Teams
Josi Oberstadt, sales consultant Microsoft Teams bij KPN, deelt graag zijn tips over het gebruik van video-vergaderplatforms. Als beoefenaar van podiumkunst weet hij hoe belangrijk een goede presentatie is, ook vanachter de webcam.
Veel mensen ervaren het samenwerken en onderling contacthouden via videoconferencing-apps als vermoeiend. Anders dan bij fysieke contacten heb je alleen maar een beeldscherm voor je. Dat maakt het lastiger steeds geconcentreerd te blijven. Een spreker die niet in dezelfde ruimte zit, valt namelijk moeilijker te volgen. Je mist immers de nodige zintuigelijke prikkels die voor variatie zorgen. Daarom moet je veel beter luisteren, kijken en interpreteren wat wordt gezegd. Een presentatie wordt al gauw saai en monotoon.
Together Mode in app
Oberstadt: “Om verveling te voorkomen, biedt de nieuwe Together Mode in de Microsoft Teams-app meerdere features. Zo is het mogelijk deelnemers als groep in een virtuele ruimte te projecteren. Gebruikers krijgen het gevoel allemaal in dezelfde ruimte te zitten.”
Ook kun je bepaalde achtergronden met elkaar delen zoals een café. “De organisator van een grote plenaire vergadering krijgt de mogelijkheid de toehoorders op te splitsen in deelgroepen. Die krijgen ieder hun eigen vergaderruimte toegewezen, een kleiner zaaltje dat de deelnemers het gevoel geeft onder elkaar te zijn. De app maakt het ook gemakkelijker dat mensen elkaar kunnen aankijken."
Presenteer jezelf goed
“Maar los van deze nieuwe mogelijkheden in Teams kunnen mensen ook zelf het videovergaderingen minder eentonig maken”, stelt Oberstadt. Deelnemers aan dit soort meetings zijn zich er in het algemeen te weinig van bewust dat anderen naar hen kijken. “Zeker bij klantcontacten en verkoopgesprekken mag je je kleding niet verwaarlozen. Zie er representatief uit. Een nette trui is toch wel het minste wat je kunt doen. Je komt toch bij de klant binnen.”
“Geef de gesprekspartner ook iets om naar te kijken. Zorg ervoor dat die geïnteresseerd blijft. Een betere presentatie van jezelf kan in dat opzicht wonderen doen.” Oberstadt schafte zelf een eenvoudige ringlamp aan om zijn gezicht tijdens videobellen beter te belichten. Ook heeft hij er bij de inrichting van zijn werkkamer rekening mee gehouden dat via de webcam anderen bij hem 'in huis komen'.
Lees meer over de etiquette van online vergaderen
Thuiskantoor als nieuwe podium
Oberstadt: “Bedenk dat je thuiskantoor je nieuwe podium is van waaruit je bijvoorbeeld presentaties aan klanten geeft. Een slordig interieur geeft geen professionele indruk. Ook een drukke achtergrond kan negatief werken. Met een filter kun je een rustige setting creëren.”
Anderzijds is een echte omgeving weer persoonlijker en kom je opener over. De ander krijgt het gevoel bij jou thuis te mogen zijn. Soms vergeten deelnemers aan videovergaderingen dat de camera alles registreert. Als iemand duidelijk zichtbaar in zijn neus zit te peuteren, wekt dat de hilariteit bij collega's op.
Las pauzes in
De sleur van langdurige videoconferenties valt te doorbreken door na elke drie kwartier een korte pauze in te lassen. Deelnemers kunnen dan even hun hoofd verzetten. Mocht het een lange zit worden, dan kun je als toehoorder altijd even gaan staan. Verder raadt Oberstadt aan een goede agenda samen te stellen. “Daarvoor ruim je niet meer dan vijftig minuten in, zodat er altijd tien minuten overblijven voor een pauze. Als iemand daarna een andere vergadering heeft, is er net tijd genoeg om even bij te komen. Elk uur een korte pauze verhoogt de effectiviteit van een dag vol vergaderingen. Geef een spreker maximaal een half uur de tijd. Dat geldt overigens ook voor fysieke vergaderingen.”
“De sleur valt te doorbreken door aan het begin van een overleg even over een ander onderwerp te praten. Team meetings worden leuker als iedereen bijvoorbeeld een hoed in dezelfde kleur opzet. Het is zomaar een idee. Maar het kan wel werken.”
Gebruik een headset bij videobellen
De organisator kan ervoor zorgen dat videovergaderingen minder irritaties opwekken. Oberstadt: “Check bijvoorbeeld of deelnemers hun microfoon uitzetten als ze niet zelf aan het woord hoeven te komen. Achtergrondgeluid moet bij sprekers minimaal zijn. Een headset klinkt beter dan de microfoon van de laptop; een kleine investering die het videobellen prettiger maakt. Zorg ook dat je goed in beeld komt. Check af en toe hoe je op Teams oogt.”
Ook je houding is van belang. “Sommige mensen hebben de neiging omhoog te kijken als ze nadenken. Op het videobeeld ziet dat er raar uit. Kijk tijdens het spreken in de camera. Bij een laptop zit de webcam aan de bovenkant. Als je je blik tijdens het spreken iets naar beneden richt, kijken de anderen je in de ogen. Dan kom je overtuigender over. Zit rechtop en toon interesse in wat er gebeurt”, zo besluit de Teams-specialist.
