Het werk verandert. Niet alleen de manier waarop het gebeurt, maar ook inhoudelijk. Voorbij is de tijd dat iedereen een helder omschreven takenpakket had met vaste regels, procedures en richtlijnen. Deze simpele taken worden namelijk gaandeweg overgenomen door machines. In opkomst is werk dat niet meer eenvoudig valt te beschrijven. Het zwaartepunt verschuift naar complex werk waarbij het aankomt op creativiteit.
Volgens Marco van Gelder, programmamanager bij KPN voor ‘Het nieuwe leven & werken’, wordt het werk van de toekomst door tijdelijke teams uitgevoerd. Hij ziet dynamische vormen van samenwerking ontstaan, waarbij niet zozeer iemands individuele kwaliteiten het succes bepalen als wel de sociale interactie binnen het team. Anders gezegd: de teamdynamiek moet voorop staan. Belangrijk daarin is dat mensen goed met elkaar kunnen opschieten. De teamleden moeten elkaar kennen, onderling vertrouwen hebben en elkaar weten te vinden wanneer dat nodig is. Alleen dan kunnen tijdelijke teams effectief functioneren.
Ontastbare, onbewuste kennis
Van Gelder onderstreept het belang van dit sociale kapitaal, de 'zachte' aspecten van het werk. Wanneer een team en zijn leden er als los zand bij liggen dan wordt het nooit wat. Want dan komt de impliciete kennis, simpel gezegd de kennis die in iemands hoofd zit, niet in de groep terecht. En dat zou funest zijn want juist die ontastbare, onbewuste kennis is broodnodig om een complex project tot een goed einde te brengen. Feitenkennis wordt minder belangrijk. Sociale wetenschappers zijn daarvan overtuigd.
Van Gelder: 'Teambuilding ontstaat niet spontaan. Mensen die op verschillende locaties en momenten werken, moeten elkaar wel ergens fysiek kunnen treffen. Daarom is het belangrijk om in gebouwen geschikte ontmoetingsplekken te creëren. Die ruimtes zijn niet alleen nodig om onderling te kunnen overleggen, maar ook voor een terloopse ontmoeting. Mensen moeten ideeën kunnen uitwisselen.'
MIT als voorbeeld
Een historisch voorbeeld van een werkomgeving waarin snel nieuwe ideeën ontstonden, is gebouw 20 op de campus van het Massachusetts Institute of Technology (MIT) in Boston. Vlak na de Tweede Wereldoorlog kwam een stroom wetenschappers uit verschillende Europese landen naar de VS. Er was al gauw een huisvestingsprobleem. Al het talent van uiteenlopende pluimage werd daarom maar in een noodgebouw gezet. Het onbedoelde effect van het mixen van al die verschillende experts was een hausse aan innovaties. Allerlei nieuwe ideeën ontstonden, wat MIT's positie in de wereld van de wetenschap verder versterkte.
Hieruit valt een les te trekken. Kantoren dienen zó te zijn ingericht dat de creativiteit wordt bevorderd. Ook de digitale werkplek (software) is meer op het werken in groepen gericht. Van Gelder: "Vroeger had iedereen zijn eigen pc met zijn eigen programma's daarop. Sinds in de cloud wordt gewerkt, kunnen teams gemakkelijk documenten delen en aanpassen. Als mensen elkaar even in de ogen willen kijken, wordt video bijgeschakeld."
Online samenwerken
Vergaderingen worden anders wanneer de deelnemers elkaar kunnen zien. Men is dan minder snel afgeleid bijvoorbeeld door het checken van sociale media of WhatsApp. Moderne kantoorsoftware als Office 365 is sterk gericht op het online samenwerken in groepen. Deze tools uit de cloud maken het makkelijker buiten kantoor te werken of op andere tijdstippen. Medewerkers krijgen meer flexibiliteit om hun werk naar eigen voorkeuren in te richten. Software ondersteunt hen met kennis en informatie, waardoor ze niet meer aan een fysieke werkplek of kantoortijden zijn gebonden.
Net zoals Google en Facebook hun gebruikers door en door kennen, zo weet de digitale werkplek wat de kennis en interesses van medewerkers zijn. De laptop - of eigenlijk de software daarop - kan vooruitlopen op de tools die je nodig hebt. Het systeem is in staat je suggesties doen om efficiënter te werken. Het kan je helpen om het beste uit je zelf te halen. "Momenteel wordt veel gesproken over toekomstige toepassing van kunstmatige intelligentie en big data. Maar met de huidige middelen kan al heel veel", aldus Van Gelder.
Whitepaper: 'Digital Workspace'
Meer weten over de Digital Workspace? Download de whitepaper en lees alles over de ontwikkelingen die werk veranderen, wat de impact daarvan is en hoe u uw ideale werkomgeving vorm kunt geven.
DownloadPersoonlijk leiderschap
Van Gelder ziet mensen steeds autonomer werken. Verantwoordelijkheden verschuiven van de werkgever naar de werknemer, van de manager naar de medewerker. Dit leidt tot wat Van Gelder noemt persoonlijk leiderschap. Mensen worden zelfsturend. Ze krijgen de regie over hun eigen tijd en werk. De tijd is voorbij dat werknemers van negen tot vijf werkten en in de tussentijd deden wat hun chef hun opdroeg. Nu zijn ze meer gericht op het halen van een deadline. Ze krijgen meer vrijheid waar en wanneer aan een bepaald project wordt gewerkt. Zo worden hele teams in vergaande mate zelfsturend. Ze krijgen meer autonomie hoe het werk wordt gedaan. Dat kan ook omdat men al dan niet via de cloud ruim toegang heeft tot informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen.
Gebouwen dienen te worden aangepast aan deze nieuwe werkwijze. Intelligente gebouwen vertellen de gebruikers welke werkplekken nog vrij zijn en waar iemand het beste een bepaalde taak kan verrichten. Ook vergaderruimtes zijn in een handomdraai te boeken. Sensors helpen om een gebouw beter te gebruiken. Je weet ook wie waar zit en hoe druk het op de werkvloer is. In een aantal KPN-vestigingen zijn al de nodige stappen genomen om de eerdergenoemde sociale interactie te bevorderen. Te denken valt aan de opbouw van de werkvloer, de plaatsing van meubels en het gemakkelijk vinden van ontmoetingsplekken. Wat dat betreft is KPN een levend laboratorium.
