De wereld als kantoor. Dankzij de digitalisering is dat voor steeds meer professionals al realiteit. En dat is nog maar het begin. Grote vraag daarbij: waar moet een werkplek aan voldoen om ons écht verder te helpen? Technologie wordt daarin steeds belangrijker, maar deze drie experts benadrukken ook het belang van sociale dynamiek.
Amsterdam. Op deze zonnige maandagochtend ligt het Vondelpark er vredig bij. Ondertussen wordt er op enkele bankjes hard gewerkt. Een van de telewerkers is Roos Wouters. Zij geeft in het dagelijks leven adviezen, lezingen en workshops over hoe organisaties, teams en individuen op een effectieve en plezierige manier met hun tijd kunnen meegaan. Daarbij is ze aanjager van de Werkvereniging, een belangenplatform dat de modernisering van de arbeidsmarkt wil versnellen.
Gebrek aan vertrouwen
Wouters is niet de enige die het park als werkplek gebruikt. Ze ziet drie mensen die via hun opengeklapte laptop vanaf een afstandje meedoen aan een maandagochtendoverleg. “Zij hoeven tenminste niet te vechten voor een flexwerkplek”, lacht ze. “Het blijft jammer dat veel bedrijven Het Nieuwe Werken voornamelijk als bezuinigingsmaatregel hebben ingezet. Zij bieden een rumoerige kantoortuin met een beperkt aantal werkplekken. En besluit een medewerker om dan maar thuis te gaan werken? Dan wil de leidinggevende voortdurend weten wat die medewerker precies aan het doen is. Ze houden graag de controle. Vaak is er nog een gebrek aan vertrouwen. En daardoor krijgen medewerkers niet de vrijheid die nodig is om het werken op afstand echt tot een succes te maken.”
“Medewerkers krijgen niet de vrijheid die nodig is om werken op afstand tot een succes te maken”
“Het vechten voor een werkplek is er gelukkig steeds minder bij”, weet Marco van Gelder. Binnen KPN is hij de expert op het gebied van samenwerken, met een focus op het menselijke aspect. “Bij het zoeken naar een werkplek worden medewerkers steeds vaker door de technologie geholpen. Op ons kantoor in Rotterdam kun je bijvoorbeeld vanaf een afstand ruimtes zoeken en reserveren. Ook kun je op je telefoon precies zien waar collega’s in het gebouw zitten.”
Verschuivende machtsverhoudingen
Ondertussen blijft vertrouwen inderdaad het sleutelwoord om succesvol samen te kunnen werken, beaamt ook Van Gelder. Daarbij benadrukt hij dat we op dat vlak in een nieuwe fase zijn beland. “Agile werken is een duidelijke trend. Steeds meer medewerkers werken daardoor in tijdelijke teams.” Voor Van Gelder was dat ook de aanleiding om naast zijn werk voor KPN aan de Universiteit van Tilburg een PhD-onderzoek te gaan doen naar het verschil tussen zelfsturende teams en teams die geleid worden door een manager. “Agile werken betekent ook dat medewerkers steeds meer verantwoordelijkheid krijgen en managers langzaam maar zeker afscheid nemen van hun machtspositie. Binnen een team zorgt dat voor een totaal andere sociale dynamiek. Om als zelfsturend team succesvol te zijn, moet het onderlinge vertrouwen heel groot zijn.”
Google Project Aristotle
Zijn vaststelling sluit naadloos aan bij de conclusie van Google. In 2012 startte de internetgigant met Project Aristotle. Doel: achterhalen waarom sommige teams het veel beter doen dan andere teams. Al snel werd duidelijk dat het succes van een team niet voorspeld kan worden aan de hand van de samenstelling van een team. En teams die zo efficiënt mogelijk overleg voeren en die geen tijd verspillen aan gebabbel? Die scoorden ook niet bijster goed. Het gaat om de manier waarop teamleden met elkaar omgaan. Zijn ze echt in elkaar geïnteresseerd? Delen ze ook privézaken met elkaar? Durven ze gekke brainwaves in de groep te gooien? Wordt er veel gelachen? Praten ze in hun enthousiasme regelmatig door elkaar? Drijven ze weleens af van het hoofdonderwerp en levert dat interessante discussies op? Praten ze na de bijeenkomst ook nog even na? Functioneert het team ogenschijnlijk als een ongeleid projectiel, maar is er wel een sterke sociale basis en veel onderling vertrouwen? Dan is de kans groot dat zo’n team optimaal presteert.
Oplossingsgericht jeu-de-boulen
In ons land worden die lessen momenteel ook in de praktijk gebracht. Zo moedigt een grote bank haar medewerkers tegenwoordig aan om vooral tijd vrij te maken om samen iets gezelligs te gaan doen. Wandelen bijvoorbeeld. Of jeu-de-boulen. “Dit heeft toch niets met werk te maken!”, riep een van de leidinggevenden toen hij van dat plan op de hoogte werd gesteld. “Let maar op”, stelde Roos Wouters hem gerust. Zij was een van de adviseurs die bij het cultuurveranderingstraject betrokken was. En haar voorspelling kwam uit. “Tijdens het wandelen en jeu-de-boulen kwamen medewerkers van verschillende afdelingen met elkaar in contact. Ze begonnen uit zichzelf over knelpunten op het werk te praten. Daarbij deelden ze ook mogelijke oplossingen met elkaar. Problemen waar de bewuste bank al jaren last van had, werden zo, zonder externe consultants, in een korte tijd opgelost.”
“Problemen waar de bank al jaren last van had, werden zonder externe consultants in korte tijd opgelost”
Het belang van sociaal kapitaal
Elkaar in levenden lijve ontmoeten bevordert de kwaliteit van de samenwerking. Maar Van Gelder benadrukt dat je de voordelen van een fysiek kantoor ook weer niet moet overschatten. “Het heeft weinig zin als iedereen naar kantoor komt om daar zwijgend achter de computer te gaan zitten werken. Dat soort werk kun je beter thuis doen, of op een andere plek waar je je goed kunt concentreren”, benadrukt hij. “Ondertussen bestaat er natuurlijk ook zoiets als sociaal kapitaal. Als mensen elkaar persoonlijk treffen, werk je daar actief aan. De kans is dan groot dat het onderlinge vertrouwen groeit. Het is nu eenmaal zo dat gesprekken soepeler lopen als je elkaar opzoekt en samen een kop thee drinkt.”
Is dat sociale kapitaal eenmaal opgebouwd? Dan verloopt de samenwerking soepeler. Van Gelder: “Ook als dat op een digitale manier gebeurt. Je zult dan ook eerder geneigd zijn om een videocall te doen. Dat maakt gesprekken toch net even wat persoonlijker. Daarbij bestaat de mogelijkheid om tijdens zo’n call samen aan een document te werken. Je kunt dan meteen zien hoe iemand reageert. Die non-verbale feedback kan heel belangrijk zijn. Vooral binnen zelfsturende teams zie je dan ook dat bijvoorbeeld Skype for Business een populaire samenwerkingstool is.”
Het kantoor als ontmoetingsplek
Kortom: de digitale werkplek ondersteunt medewerkers maximaal om hun werk zo efficiënt mogelijk te kunnen doen. En het fysieke kantoor heeft een sterke sociale functie. Dat is bij uitstek de plek voor quality time met collega’s. Een plek ook om op een informele manier ideeën uit te wisselen en nauw met elkaar samen te werken. Veel bedrijven spelen daar nu overigens al op in door op kantoor verschillende ruimtes aan te bieden. Naast de kantoortuin zijn daar bijvoorbeeld ook stilteruimtes te vinden en gezellige koffiecorners om met collega’s te overleggen. In combinatie met een digitale werkplek ontstaat er zo een hybride model waarbij medewerkers zelf kunnen kiezen welke werkplek op dat moment het best bij ze past.
“Computers en algoritmes zijn en blijven technische hulpmiddelen”
De rol van kunstmatige intelligentie
En de inrichting van de digitale werkplek? Wat is er in zo’n virtueel kantoor nodig om optimaal te kunnen samenwerken? En welke rol kan kunstmatige intelligentie daarbij spelen? Ondanks de grote beloften van cloud based supercomputers blijft Van Gelder daar redelijk nuchter onder. “Computers en algoritmes zijn en blijven technische hulpmiddelen. We moeten de specifieke vaardigheden van mensen koesteren, dus het lijkt me niet wenselijk om dat soort zaken aan kunstmatige intelligentie over te laten. Wel kan de digitale werkplek helpen om snel de informatie aan te reiken die een medewerker of een team op dat moment nodig heeft om de juiste keus te kunnen maken.”
De doorbraak van virtual en augmented reality
Natuurlijk zijn er veel sciencefictionachtige toepassingen van de digitale werkplek te bedenken. Zo is het goed mogelijk dat we straks in virtual en augmented reality gaan samenwerken met collega’s die zich aan de andere kant van de wereld bevinden. “Innovaties gaan altijd gepaard met grootse verwachtingen”, weet ook Harro van Lente. Hij is professor Science and Technology Studies bij de Universiteit Maastricht. “Zo werden er bij de introductie van e-mail grote voordelen genoemd”, vervolgt hij. “Het was sneller en goedkoper. Geweldig toch? Maar inmiddels blijkt e-mail toch ook voor problemen te zorgen. Zo zijn medewerkers nu een groot deel van hun werkdag aan het mailen. Dat voelt misschien als productief werk, maar dat is het vaak niet. Daarnaast heb je nu ook nog de afleiding van websites en sociale media. Dat alles heeft ingrijpende gevolgen.”
De professor wil zelf geen valse verwachtingen wekken. Maar ondertussen hoopt hij dat de digitale werkplek medewerkers straks gaat helpen om zich minder te laten afleiden en zich beter te kunnen concentreren. Tegelijkertijd onderkent ook hij het belang van de praatjes bij het koffieapparaat. “Die informatie kan ook heel belangrijk zijn, zelfs als het om roddels gaat. Via roddels kun je er bijvoorbeeld achter komen wie te vertrouwen is. Als je thuis werkt, krijg je dat niet zo snel mee. Het kantoor blijft dus een belangrijke plek om elkaar te ontmoeten en informatie uit te wisselen.”
“Via roddels kun je er achter komen wie te vertrouwen is”
Balans
Terug naar het Vondelpark. Wouters heeft het natuurlijk goed voor elkaar met haar openluchtkantoor. Fluitende vogeltjes zijn zo’n beetje haar enige afleiding. Ook de overige telewerkers worden niet constant gestoord door collega’s die iets willen vragen of die een babbeltje willen maken. Maar dat is ook meteen het nadeel. Want juist de interactie met anderen kan nieuwe inzichten en ideeën opleveren. “Maar wacht, daar is een app voor!”, zegt Wouters triomfantelijk. “The Serendipity Machine. Daarmee kun je precies zien of er mensen in de buurt zijn die een bepaald specialisme hebben. Via de app kun je met ze afspreken, dus ook als ze hier in het Vondelpark zitten. Dat soort toevallige ontmoetingen kan tot mooie samenwerkingen leiden.”
Zoals gezegd: we zitten nog maar aan het begin. Als bedrijven ook apps als The Serendipity Machine gaan inzetten, kan het weleens heel gezellig worden in de digitale werkplek. Misschien wel net iets té gezellig. Het blijft lastig, die balans.
Whitepaper Modern Workplace
Benieuwd naar de vier elementen van de moderne werkplek én welke stappen u kunt ondernemen om de moderne werkplek succesvol in te zetten?
Download
