Werkgevers die hun mensen willen laten thuiswerken moeten voor de juiste digitale tools zorgen. Op kantoor gebruiken veel medewerkers nog desktops, die zijn doorgaans voldoende krachtig. Thuis kan het andere koek zijn, dus laat werknemers even kijken wat ze thuis beschikbaar hebben. Een laptop of desktop met voldoende werkgeheugen is geen overbodige luxe. Zorg dat de thuiswerkers de noodzakelijke tools hebben, waaronder vaak ook een printer. Afhankelijk van de omstandigheden kan een virtuele desktop een optie zijn.
Belangrijk is de keuze van de hardware. Vaak zie je dat medewerkers een bedrijfslaptop meekrijgen, maar sommige organisaties kiezen ervoor ieder zijn eigen spullen te laten gebruiken. Daar zijn meerdere varianten denkbaar.
Volledige controle
Bij het verschaffen van een bedrijfslaptop houdt de werkgever de volledige controle, van het beheer tot de beschikbare functionaliteit. Of er nu thuis of op kantoor wordt gewerkt, de hele digitale werkomgeving is identiek en de ervaring is precies dezelfde.
Om goedkoop uit te zijn kan een werkgever voorschrijven dat iedere medewerker zijn eigen computer gebruikt om webapplicaties of een virtuele werkplek te benaderen. De veiligheid van een dergelijk apparaat is echter een probleem. De laatste tijd groeit de bezorgdheid hierover, want de digitale werkplek wordt kwetsbaar.
Eigen spullen
Minder hoofdpijn geeft de situatie waarbij de medewerker wel zijn eigen spullen meeneemt, maar de computer op veiligheid wordt gecheckt. De gebruiker zal hierdoor meer veiligheid ervaren qua data- en applicatieontsluiting. Een variant is dat elke medewerker binnen een bepaald budget zelf de hardware van diens voorkeur kiest. Hierdoor kan men iets te kiezen dat aansluit bij de gewenste werkwijze, terwijl de werkgever het volledige beheer blijft doen. Zo kan beter rekening worden gehouden met iemands persoonlijke behoeften en voorkeuren.
Voor de inrichting van de digitale werkplek wordt een softwareleverancier in de arm genomen. Bedenk dat die verschillende uitgangspunten voor de security en voor de architectuur kunnen hanteren. De gemaakte keuze heeft gevolgen voor de inrichting van de digitale werkplek, houd daar rekening mee.
Digitale werkplekken
Robbert Kelder, directeur Innovatie bij KPN Werkplek, onderscheidt twee ‘smaken’. De eerste categorie omvat digitale werkplekken waarbij alles virtueel beschikbaar wordt gesteld. De security werkt alsof er een groot hek om de werkplek heen is gebouwd. De tweede categorie bestaat uit digitale werkplekken waarbij alles overal kan staan. De security is ingericht volgens het ‘least privilege’ model. Bij elke actie vindt eerst authenticatie van de gebruiker plaats, vervolgens wordt gevalideerd of het apparaat en de gebruiker voldoen aan het bedrijfsbeleid. Tenslotte worden de minimaal benodigde rechten toegekend. De keuze bepaalt welke functionele ervaring de gebruiker krijgt.
Ook zijn er gevolgen voor de inrichting van de rest van het IT-landschap. Als plotseling veel meer medewerkers gaan thuiswerken, heeft dat gevolgen voor het netwerk en de applicaties. Gelukkig hebben de meeste Nederlandse huishoudens een internetverbinding met ruim voldoende capaciteit, maar er blijven uitzonderingen. Check dus of iedereen wel een royaal abonnement heeft en welke bandbreedte daarbij hoort, voor zowel up- als downloaden.
Snellere wifi
Ook kan het geen kwaad als medewerkers even de snelheid op de werkplek thuis testen, want wifi-problemen kunnen het werk bemoeilijken. Soms helpt het om het modem op een andere plaats te zetten. Stroomnetadapters of wifi-versterkers kunnen de draadloze verbinding sneller maken. Als dat niet helpt is KPN SuperWifi een krachtige oplossing. Medewerkers met een ruime mobiele bundel die voorziet in flink wat data, onbeperkt bellen en sms kunnen hun abonnement voor zakelijke doeleinden gebruiken, zonder dat dit extra kosten. Dit kan zonder dat ze op extra kosten komen te zitten.
En dan de bedrijfsdata en applicaties. Die moeten ook ergens staan. Kelder: “In het huidige tijdperk is dat niet allemaal op één centrale locatie. Al deze data en applicaties dienen ook meegenomen te worden in je netwerkinfrastructuur, er moet immers niet alleen voldoende bandbreedte zijn, het dataverkeer moet ook veilig zijn.' Kelder constateert dat organisaties onderscheid maken in het type dataverkeer. Regulier internetverkeer wordt vaak direct op de locatie (thuis of kantoor) het open internet opgestuurd.
Bedrijfskritisch dataverkeer
Dataverkeer voor bijvoorbeeld Office 365 wordt vaak ontsloten op de ‘point of presence’ van Microsoft. Bedrijfskritisch dataverkeer gaat doorgaans via versleutelde verbindingen. Die zijn op meerdere manieren te realiseren, belangrijk is data en applicaties op een passende manier te ontsluiten. Zorg voor een actieve monitoring en zet voldoende capaciteit in voor de gekozen datapaden. Als aan die voorwaarden is voldaan, heeft de gebruiker ongeacht de locatie altijd een optimaal functionerende en veilige verbinding met diens digitale werkplek.
Tot slot een aantal tips van Lisa Pierce, vice-president bij Gartner: 'Zorg dat je medewerkers kunnen werken met applicaties die heel goed op afstand zijn te gebruiken. Software die cruciaal is voor de voortgang van het werk moet daarbij prioriteit krijgen. Houd rekening met het feit dat gebruikers thuis verschillende bandbreedte hebben. Er zijn ook mensen met een vrij trage verbinding. Mits beschikbaar kan vaak het beste worden gewerkt met lichte, op de browser gebaseerde applicaties. Die geven de gebruiker met een lage bandbreedte of drukte op het netwerk de beste ervaring.'
Ook de computercapaciteit aan de bedrijfskant telt. Als een bedrijf al veel applicaties in de cloud gebruikt of applicaties in een datacenter heeft zitten zal het met de bandbreedte wel loslopen. Maar veel bedrijven gebruiken nog eigen datacenters ‘on site’. In dat geval is het verstandig om te checken of de capaciteit van de verbinding van het datacenter naar de telecomoperator of internetprovider wel voldoende is. Dit moet je zeker doen als heel veel mensen die voorheen op kantoor zaten ineens thuis gaan werken. Ook het VPN en de veiligheid kunnen problemen geven, besteed daar dus aandacht aan.
Meer weten
Whitepaper Modern Workplace
Benieuwd naar de vier elementen van de moderne werkplek én welke stappen u kunt ondernemen om de moderne werkplek succesvol in te zetten?
Download
