MKB-ondernemers willen graag van tevoren weten wat ze kwijt zijn aan telefonie en internet, want dat maakt het makkelijker een goede budgetplanning te maken. Zo ook het Dolfinarium in Harderwijk.
MKB-ondernemers willen graag van tevoren weten wat ze kwijt zijn aan telefonie en internet, want dat maakt het makkelijker een goede budgetplanning te maken. Zo ook het Dolfinarium Harderwijk. KPN-partner Office Connect werd gevraagd de verouderde en niet uit te breiden telefooncentrale te vervangen en de variabele kosten tot het minimum te beperken. De derde wens die het Dolfinarium had, was dat het beheer anders moest. Men wilde onder meer zelf de functionaliteiten van het callcenter kunnen instellen.
'KPN EEN MKB bleek voor de dierentuin aan het Veluwemeer een voltreffer', concludeert Demmy Deetman, mede-eigenaar van Office Connect. Zijn collega Danny Hogeboom valt bij: 'Dit totaalpakket voldoet precies aan hun behoefte. De kosten zijn omlaag gegaan, maandelijks wordt een vast bedrag per aansluiting gehanteerd en van variabele kosten is geen sprake meer.'
Centrale in de cloud
Aanleiding voor het Dolfinarium om bij Office Connect aan te kloppen was een verouderde telefooncentrale, die ook nog eens aan de limiet zat van de capaciteit. Vervanging en uitbreiding hiervan zouden flink in de papieren gaan lopen. In plaats van een fysieke centrale werd een telefooncentrale in de cloud gekozen zoals KPN EEN MKB die biedt. Zo’n centrale is tegenwoordig een softwarematige oplossing.
Via een app of een beheerportaal in de webbrowser kan de klant zelf zijn centrale beheren. 'Dit geeft een enorme flexibiliteit', aldus Deetman. Zo kan het Dolfinarium bijvoorbeeld een week van tevoren de openingstijden wijzigen en de werktijden van het callcenter daarop aanpassen. Ook functies als belgroep, wisselgesprek en niet-storen zijn gemakkelijk te activeren.
Capaciteit aanpassen
Deetman: 'Ook de bezetting van het callcenter valt gemakkelijk te variëren. Bij afwezigheid van één of meer vaste callcentermedewerkers kan bijvoorbeeld administratief personeel bijspringen.' Het systeem zorgt ervoor dat met één druk op de knop nummers worden toegevoegd. Het bijschakelen is een fluitje van een cent geworden, de software heeft het systeem dynamisch gemaakt. Ook als het drukker wordt kan de capaciteit flexibel worden aangepast.
Anderzijds kunnen op rustige momenten ook callcentermedewerkers aan de receptie worden toegevoegd. De schaalbaarheid is oneindig groot. Hogeboom herinnert zich nog de oude centrales waarbij extra printplaten nodig waren voor capaciteitsuitbreiding. 'Een printplaat had plaats voor maximaal zestien kabels. Voor een zeventiende aansluiting moest je dan een nieuwe kaart aanschaffen.'
Beter bereikbaar
Een ander groot voordeel van KPN EEN MKB is ook de integratie van vast en mobiel. Het callcenter kan zien wie er in gesprek is en binnenkomende telefoontjes naar de juiste medewerkers doorverbinden. Voorheen waren veel medewerkers zoals dierenverzorgers en onderhoudsmonteurs die buiten in het park werken, niet bereikbaar of alleen via een portofoon. Die portofoons kunnen alleen maar met elkaar communiceren. De nieuwe oplossing betekent dus een enorme verbetering van de bereikbaarheid. Alle medewerkers met een mobiele telefoon zijn altijd bereikbaar, ook als ze even niet op hun vaste werkplek zitten.
Het Dolfinarium telt ongeveer honderd vaste medewerkers. Daarnaast worden in het hoogseizoen tweehonderd à driehonderd oproepkrachten ingezet. De dierentuin breidde recent uit met drie grote waterglijbanen om de bezoekersaantallen omhoog te brengen. Men wil een compleet dagje uit bieden. Het Dolfinarium heeft ervaren dat beter werken begint bij goede bereikbaarheid.
Maandelijks aanpasbaar
KPN EEN MKB biedt internet, vast bellen en mobiel in één flexibel contract. De ondernemer kan daaruit de combinatie van diens voorkeur kiezen: een alles in één-pakket voor één vast bedrag per maand. Zo betaalt hij alleen maar voor wat hij echt nodig heeft. De gekozen mix is maandelijks aanpasbaar aan de omvang van het personeelsbestand, dus de ondernemer zit nooit lang ergens aan vast. Zeker voor bedrijven met een sterk wisselend personeelsbestand is dat een enorm voordeel.
Alle diensten worden maandelijks op één factuur gespecificeerd: eenvoudig en overzichtelijk. Naast het totaalpakket van vast-mobiel-oplossingen worden ook werkplekoplossingen geboden. Op elke gewenste locatie wordt veilig toegang tot documenten en applicaties geboden. Excellence Partners zoals Office Connect verzorgen ook Microsoft 365-werkplekken.
