Als de prognoses uitkomen, gaan we voor altijd minder op kantoor verschijnen. De toekomst bestaat uit hybride werken. Het kantoor krijgt een andere functie. We gaan het anders gebruiken; het wordt meer een clubhuis dat het groepsgevoel aanwakkert dan een werkplek.
Alle reden dus voor een bezinning op het vastgoedmanagement. Niet alleen zijn minder vierkante meters vloeroppervlakte nodig, ook de inrichting van het kantoor wordt anders.
Minder kantoorruimte nodig
Een rondgang van Nieuwsuur langs 25 van de grootste werkgevers van Nederland leert dat ruim de helft verwacht tijdens het hybride werken minder kantooroppervlak nodig te hebben. Capgemini denkt aan een krimp van 50 procent, Aegon 30 tot 40 procent, Arcadis 30 procent, Accenture 20 tot 30 procent, Essent 15 procent en PostNL 10 tot 20 procent. 80 procent van de KPMG’ers verwacht voor altijd minder op kantoor te komen.
70 procent van de 315 CEO's die meededen aan een onderzoek van KPMG streven naar minder kantoorruimte en meer hybride werken. Wie bedenkt dat een werkplek op de Zuidas per medewerker zo'n 50 tot 100 euro per dag kost, begrijpt dat veel geld valt te besparen.
eBook: Het nieuwe kantoor
Download het gratis e-book waarin architect Casper Schwarz met 10 tips en voorbeelden laat zien hoe je elk kantoor om kunt toveren tot een bijzondere werkomgeving.
DownloadVoors en tegens van thuiswerken
Het gedwongen thuiswerken blijkt helemaal niet zo slecht te bevallen. Zo is het wegvallen van het woon-werkverkeer een enorm voordeel. Ook de grotere vrijheid om de dag in te delen wordt als prettig ervaren. De meeste medewerkers werken graag volgens een hybride werkmodel. De vrees onder managers dat mensen thuis minder uit hun handen krijgen, blijkt onterecht. Integendeel, over de hele linie is sprake van een lichte productiviteitsstijging. Veel weerstanden zijn weggevallen. Nadat jarenlang verandering is tegengehouden, blijkt nu ineens veel te kunnen. De technologische ontwikkelingen staan medewerkers toe om te werken vanaf elke gewenste plaats en op elk gewenst moment.
Anderzijds snakken veel jongeren die begeleiding van collega's nodig hebben of klein zijn behuisd, naar kantoor. Ook voor het functioneren van teams is het beter dat je elkaar af en toe ziet. Juist die toevallige ontmoeting leiden vaak tot frisse ideeën. Op komst is de hybride werkwijze, een mix van thuiswerken en contact op locatie. Deze moet leiden tot een nieuwe balans tussen thuiswerken en werken op kantoor.
Lees ook: Werken in 2021: hoe gaat dat eruit zien?
Functieverandering kantoor: clubhuis voor groepsgevoel
Het kantoor krijgt een andere rol. Het moet een plaats worden waar collega's en klanten elkaar kunnen ontmoeten. Het nieuwe hoofdkantoor van Afas in Leusden is daar een voorbeeld van.
“Ons nieuwe hoofdgebouw is veel meer dan een omhulsel van beton met werkplekken en vergaderlocaties”, vertelt Arnold Mars, CFO van Afas.
“Het is straks ons clubhuis waar collega’s elkaar ontmoeten om elkaar te inspireren, zich te ontwikkelen, elkaar te prikkelen en soms gewoon om lol met elkaar te hebben. Vervolgens gaan ze veelal thuis en soms fysiek op het hoofdkantoor verder met hun werk. Het kantoor is straks vooral de broedplaats voor persoonlijke groei, een koffietje met een collega of het ontmoeten van zakelijke relaties”, aldus Mars.
Het kantoor van de toekomst moet de ambities weerspiegelen die een bedrijf heeft. Zeker als collectief en groepsgevoel belangrijk zijn, moet er een plaats zijn waar men kan samenkomen, spontaan ideeën kan uitwisselen, kennis kan delen en kan netwerken.
Soms is persoonlijk contact ondanks al die geweldige ICT-oplossingen echt nodig. Apps voor videobellen mogen dan nóg zoveel mogelijkheden bieden, je mist daarbij toch wat non-verbale communicatie en sfeer. Een borrel na het werk in de pauzehoek is anders dan een virtuele party. Mensen zijn toch sociale wezens. Ze willen hun collega’s in een ‘clubhuis’ ontmoeten.
Inrichting kantoorpand na corona
Bij de inrichting van kantoorpanden komt meer nadruk te liggen op het bieden van interactie- en ontmoetingsruimten. Dit om de betrokkenheid, samenwerking en innovatiekracht te vergroten. Met name medewerkers met een creatief beroep kunnen zo beter functioneren.
Ook zal meer rekening worden gehouden met de wensen van de medewerkers. De kantoortuinen vol bureaus verdwijnen. In plaats daarvan komen er comfortabele plekken om samen te werken. Informele lounges bieden de mogelijkheid ontspannen te brainstormen.
Nieuwe indeling kantoor; aparte ruimtes voor videobellen
Ook voor het videobellen zelf moeten er betere faciliteiten komen als de hybride werkwijze standaard wordt. Volgens Josi Oberstadt, sales manager Teams bij KPN, komt er een enorme behoefte aan ruimtes die geschikt zijn voor het houden van videovergaderingen in teams. Veel kantoorpanden missen dergelijke zaaltjes. Ze hebben alleen maar een grote vergaderruimte, een kantoortuin en kleine kamers, maar niets daartussenin. Juist voor goed overleg in teams waarvan een deel op kantoor en de rest thuis zit, zijn dergelijke faciliteiten broodnodig. Volgens Oberstadt worstelen veel bedrijven met de vraag hoe ze hun kantoren geschikt maken voor hybride werken.
Bij het herinrichten van het kantoor is het handig hier meteen rekening mee te houden. Het nieuwe werken impliceert werkplekken die beter aansluiten bij de behoeften van medewerkers. Meer flexibele werkruimtes worden de norm. Gebouwen moeten inspireren als werkplek, want anders blijft het stil op kantoor.
