Hybride werken is een nieuwe way of working die een andere kantooromgeving vergt. We leggen uit wat de functie is van het hybride kantoor en hoe je zowel je kantoorruimte als de digitale werkplek kunt optimaliseren voor het hybride werken.
Doordat steeds een deel van de mensen thuiswerkt, biedt hybride werken de kans om kantoorruimte af te schalen en zo tientallen procenten te besparen op onroerend goed-, facility- en energiekosten. Echter: zie het kantoor vooral niet als een stapel stenen met wifi en koffie waarop vooral lekker bezuinigd kan worden. Het is namelijk ook de plek waar we samenwerken en samenkomen, de bedrijfscultuur ervaren, trainingen volgen en klanten ontmoeten.
Investeren in een hybride kantoor
Vóór corona bedroegen de kosten voor een werkplek gemiddeld zo’n 10.000 euro per jaar. De transformatie naar een hybride kantoor kun je gerust beschouwen als een investering in productiviteit, innovatie, creativiteit en medewerkerswelzijn, aangezien het een aantal grote voordelen heeft. Zo geeft een goed hybride kantoor medewerkers een gevoel van betrokkenheid bij het bedrijf. Bovendien vinden er waardevolle interacties plaats en beschouwen vooral jongere mensen het als een excellente leeromgeving.
Bepaalde activiteiten blijken veel effectiever te zijn als ze face-to-face op kantoor plaatsvinden, zoals begeleiding krijgen, relaties opbouwen met collega’s en klanten en taken rondom innovatie, creativiteit en probleemoplossing. Uit onderzoek blijkt dan ook dat we liever werken in een kantoor dat is geoptimaliseerd voor productiviteit dan in een suboptimale thuisomgeving. Dankzij de volgende tips realiseer je een hybride kantoor dat medewerkers gelukkig maakt én de productiviteit verhoogt.
Verschillende ruimtes en activiteitgerelateerd werken
Ga je aan de slag met een hybride kantoortransformatie, dan is het zaak om verschillende soorten werkruimtes te creëren. Voor focustaken zullen mensen vaak thuisblijven, dus is het vooral ook belangrijk om voldoende ruimtes als vergaderzalen en sociale zones te realiseren.
Hierbij kun je aansluiting zoeken bij het concept van activiteitgerelateerd werken (AGW), dat is gebaseerd op de aanname dat verschillende activiteiten zoals focussen, samenwerken en socializen om andere werkruimtes vragen. Naast bureaus, vergaderzalen en sociale zones kun je ook denken aan stilteruimtes en belhokken. Onderzoeken wijzen uit dat AGW voor meer productiviteit, verbinding, autonomie, creativiteit en innovatie zorgt.
Smart office: wees ondercapaciteit te slim af
Wanneer je door het hybride werken kantoorruimte gaat afschalen (én als je AGW gaat realiseren) heb je een smart office-systeem nodig. Zo kun je namelijk voorkomen dat te veel mensen tegelijk op kantoor komen opdagen. In een smart office worden het gebouw, de gebruikers en de bestaande IT-infrastructuur met elkaar verbonden. Via wifi en sensoren worden gegevens verzameld om bijvoorbeeld de beschikbaarheid van bureaus en vergaderzalen te registreren.
In een smart office kunnen medewerkers via een mobiele of webapplicatie snel collega’s vinden, werkplekken en (vergader)ruimtes reserveren en shifts afstemmen met collega’s.
Whitepaper: Hybride werken écht laten werken
Na 2 jaar volledig thuiswerken, zet Nederland nu een volgende stap: naar het hybride werken. Hoe laat je dat écht werken?
DownloadVergaderzalen: naadloos schakelen met thuiswerkers
Twee derde van de vergaderaars blijkt zich online minder betrokken te voelen dan de vergaderaars op kantoor. Het is een grote uitdaging voor bedrijven: hoe optimaliseer je vergaderingen voor thuiswerkers? Het verschil tussen op kantoor en thuis werken moet immers zo klein mogelijk zijn. Vergaderzalen moeten daarom zo makkelijk en comfortabel mogelijk in het gebruik zijn en zowel het beeld als het stemgeluid van deelnemers perfect registreren.
Vanwege deze eisen worden traditionele vergaderzalen massaal omgebouwd tot slimme vergaderruimtes die niet alleen geschikt zijn voor vergaderen, maar ook voor brainstormen en andere (creatieve) sessies. Dat ombouwen hoeft niet veel te kosten; voor kleine tot middelgrote ruimtes is een videobar – al dan niet gecombineerd met een speakerphone – vaak al voldoende. In een huddle-ruimte voor interactief vergaderen en presenteren is een groot scherm met touchscreen een pre.
Softwaretools voor samenwerken op afstand
Last but not least: de digitale werkplek. Hybride werken impliceert samenwerken op afstand, dus moeten alle applicaties, documenten en data locatieonafhankelijk beschikbaar zijn. Een cloud-gebaseerde digitale werkplek zoals KPN Modern Workplace is een voor de hand liggende oplossing, aangezien alle applicaties, documenten en data beschikbaar zijn in 1 omgeving. In deze omgeving kunnen ook gevirtualiseerde applicaties, bedrijfsapplicaties, SaaS-toepassingen en legacy-software worden samengebracht.
Belangrijk bij het hybride werken is het delen en opslaan van én het samenwerken in bestanden. Binnen Microsoft 365 kan dit gemakkelijk met bijvoorbeeld OneDrive, SharePoint en een teamsite in Teams. Verder zijn er tal van tools voor productiviteit en projectmanagement die het werken op afstand faciliteren, zoals Trello, Asana, Todoist, Monday.com en ClickUp. Fysieke whiteboards zijn binnen het hybride werken een no go, gebruik in plaats daarvan de virtuele variant binnen je videovergadersoftware (Teams, Webex, Zoom, Google Meet, etc.). Moeten er op afstand ideeën worden gevormd? Dan kan een dedicated online brainstormtool het overwegen waard zijn.
